Успіх проекту з автоматизації починається з діагностики

Фото unsplash.com

Максим Прохоров

власник і засновник PM PARTNERS

Внедрение любых изменений в работающей компании, особенно если она на рынке не один год, требует особого подхода. Это вполне справедливо и в отношении автоматизации определенных процессов. Вот только практика показывает, что далеко не все руководители понимают, с чего начать и как не допустить ошибок, которые могут привести проект к неудаче. Расставим всё по полочкам.

С чего начать?

Нередко, приходя к заказчику, приходится сталкиваться примерно вот с такой картиной: есть работающий бизнес, который нуждается в автоматизации отдельных участков работы. Руководитель этой компании рассказывает, как было. Затем упоминает, что описывали изменения сами, а во время и после внедрения решения выявили необходимость в доработке, причем на момент встречи есть только примерный перечень «пожеланий» для усовершенствования программы. И, зачастую, подобные рассказы сопровождают следующие вопросы:

• С чего начать?
• Как выбрать систему и технологию?
• Сколько времени займет?
• Описание потребностей — как и насколько детально?
• Нужно ли пересматривать бизнес-процессы?
• Как организовать персонал?
• Как не ошибиться и ничего не пропустить?
• Как выбрать подрядчика?
• Сколько это будет стоить?

Советую начать с диагностики. По мировой статистике, 30% проектов, внедренных без нее, провалились. Не всегда, но в отдельных случаях такая неудача вполне способна глобально и негативно повлиять на весь бизнес.

Вот так схематически выглядят неудачи при внедрении автоматизации без диагностики:

Исходя из этого, необходимость в диагностике становится очевидной. Разделим ее на три этапа:

1. Экспресс диагностика: описываем цели и задачи, определяем систему и составляем бюджет.
2. Описываем бизнес-процессы: как есть и как будет.
3. Спецификация требований: детализируем требования для выбранной системы.

В итоге, компания получает готовое техническое задание для конкретного проекта. Оно же становится основой для проведения тендера и выбора подрядчика для разработки и внедрения программы. Также грамотное ТЗ позволяет приступать к оптимизации бизнес-процессов и установке выбранного решения.

Готовим все нужное для старта

Еще на подготовительном этапе необходимо описать все задачи, которые будут реализованы, а еще — зафиксировать ограничения и показатели, выбрать базовую технологию, определить бюджет и составить дорожную карту.

Это нужно для достижения следующих целей:

1. Определение приоритетных модулей для автоматизации.
2. Выявление приоритетов по каждому модулю автоматизации и каждому структурному подразделению компании.
3. Составление архитектуры IT-решения с учетом гипотез проекта и результатов интервьюирования.
4. Описание основных бизнес-процессов к автоматизации в формате «if is» и «to be».
5. Создание графика проекта с учетом приоритетов.
6. Описание основных модулей по автоматизации в виде технических требований.
7. Подготовка устава проекта и рекомендаций по разработке и внедрению системы.
8. Рекомендации про реорганизации бизнес-процессов.

Вывод

Клиенты, которые начали автоматизацию именно с диагностики, выделяют следующие ее преимущества для компании:

• четкая формулировка особенностей и потребностей бизнеса до внедрения;
• полный список бизнес-процессов компании;
• составлен план работ и установлены сроки;
• получен точный, а не приблизительный бюджет;
• чистая оптимизация процессов;
• возможность менять подрядчиков в любой момент;
• грамотно составленные описания для проведения тендера;
• рекомендации по реорганизации бизнес-процессов.

Зайти в IT: розбираємося, як вибрати спеціалізацію

Чи є криза в ІТ: як коронавірус впливає на індустрію