Йога через інтернет, флешмоби та гумор: як бізнес переходить на дистанційну роботу

Наталія Міняйло

З понеділка в Україні діє карантин у зв'язку з небезпекою поширення коронавірусу COVID-19. На такий режим роботи перейшли не тільки працівники креативних індустрій, а навіть продуктові мережі, наприклад, бек-офіс мережі магазинів "КОЛО" та "Фоззі Груп".

"Рубрика" на прикладах розповідає, як компаніям вдалось налагодити віддалену роботу і які інструменти вони для цього використовують.

Логістика в умовах карантину

Компанія Dеlfast займається виробництвом електробайків та доставками з інтернет-магазинів. Вона перейшла на віддалений режим ще у п'ятницю, 13 березня. 

Як розповідає один зі співзасновників компанії Данило Тонкопій, для компанії перехід на такий режим зайняв один день. Це стало можливим завдяки тому, що процеси в компанії налаштовані онлайн. Для спілкування в Delfast використовують Slack та електронну пошту, для робочих завдань — Teamwork, робочу документацію ведуть в гуглдоках. Для реклами в компанії використовують Facebook та Google Ad, а для продажів і спілкування з клієнтами — CRM HubSpot. IP-телефонія дозволяє не сидіти в офісі, щоб говорити з клієнтами голосом.

"Ми не залежимо від паперів, як, наприклад, державні підприємства, для яких перехід на віддалену роботу – це величезний стрес і розробка нових процесів. Фактично, ми й так часто працювали віддалено і все вже було налаштоване", — пояснює Тонкопій.

Однак важливим напрямком компанії є кур'єрська доставка з інтернет-магазинів, яка не може перейти на віддалений режим роботи. Як повідомив інший співзасновник Delfast Сергій Денисенко, кур'єрський підрозділ продовжує роботу у звичайному режимі з використанням антисептиків та з урахуванням рекомендацій МОЗ.

Попередньо в компанії планують працювати у такому віддаленому режимі два тижні, але не виключають, що він може затягнутись на довше.

Dеlfast

Змінюють правила і продуктові мережі. Перші та найпотужніші гравці сегменту "магазини біля дому" маркети "КОЛО", які в умовах карантину вкотре відчувають переваги свого формату, відправили бек-офіс на дистанційну роботу.

"Наради проводимо завдяки skype-зв'язку, контролюємо виконання задач по е-mail, адже роботи зараз стало ще більше — забезпечити логістику для безперебійної роботи більше 100 маркетів. Для самих магазинів максимально посилили заходи санітарії", — коментує маркетинг-директор "КОЛО" Андрій Дем'янов. 

Так, всім робітникам видали спеціалізовані маски та рукавички, встановили дозатори з антисептиками, вдвічі збільшили частоту обробки всіх поверхонь спеціальними засобами, 4 рази на день роблять вологе прибирання санітарно-гігієнічними засобами. А ще вітають безготівкову оплату, адже готівка зараз — ще один переносник можливого вірусу.

Як на віддалену роботу переходять на державному підприємстві

З 13 березня віддалено працюють і 43 працівники державного підприємства Прозорро.Продажі. Як розповіли журналісту "Рубрики" на підприємстві, готуватись до роботи з дому почали ще задовго до введення карантину.

Там підкреслюють, що онлайн-система аукціонів Прозорро.Продажі не потребує особистої присутності, тому більшість працівників мають змогу працювати віддалено. Крім того, з 10 березня після вихідних на підприємстві ввели тижневий карантин для колег, які побували за кордоном.

З понеділка, 16 березня для нарад онлайн на підприємстві використовують додаток Meet від Google, а також Slack для спілкування і вирішення робочих завдань.

"Усі зустрічі проводимо онлайн, усі питання оперативно вирішуються, всі працюють в штатному режимі, електронні аукціони теж працюють в штатному режимі. Поки усе без змін", — запевняють у Прозорро.Продажі.

Попередньо карантин на підприємстві запровадили до 3 квітня, але уважно слідкують за рекомендаціями МОЗ і рішеннями уряду і продовжать в разі необхідності.

Як перетворити роботу з дому на флешмоб

У креативному агентстві Banda вирішили перейти на віддалений режим роботи з понеділка, 16 березня. 

"Оскільки наша робота на 99% інтелектуальна, ми без зайвих складнощів перевели процеси в онлайн. Наприклад, домовилися з командою бути на постійному зв'язку у будні з 10:00 до 19:00. Усі підтримали ідею облаштувати собі вдома робочі місця", — розповіли журналісту "Рубрики" в Banda, а один зі співзасновників агентства Єгор Петров навіть вигадав флешмоб #карантейбл, закликавши усіх фотографувати свої домашні робочі столи.

Щодо робочих інструментів, то для онлайн зустрічей та дзвінків Banda користується сайтом ZOOM. Агентство там має власний корпоративний акаунт. Крім того, в програмі є можливість створити індивідуальний профіль і вести переговори з багатьма учасниками у форматі відеоконференції.

Для вирішення нагальних завдань в Banda вже близько двох років активно використовують Slack. Для перемовин у компанії ще використовують Skype тa Wereby. Це дуже зручно і безкоштовно.

У випадку, якщо по роботі все-таки потрібно організувати особисту зустріч, на ній присутні тільки ключові члени команди, яких ця справа стосується. Однак на період карантину намагаються уникати таких зустрічей.

"Ми закликали усіх колег утриматися від поїздок у громадському транспорті та все ж таки дотримуватися правил гігієни й лишатися вдома, усі поставилися до цього відповідально. Ми не драматизуємо, намагаємося з гумором до всього ставитися. Не тому, що нам байдуже, а тому що гумор додає сміливості. Якщо ти посміявся над страхом, то вже не боїшся", — пояснюють в Banda.

У такому дистанційному режимі в агентстві планують працювати до кінця березня.

Корпоративна йога через інтернет

З 16 березня на віддалений режим роботи перейшли в офісі мобільного оператора Vodafone. Як запевняють у компанії, це не зайняло багато часу, адже працівники компанії і до карантину могли 6 днів на місяць працювати з дому.

"Ми давно практикуємо і добре вміємо користуватися засобами віддаленої роботи. Робочі місця знаходяться у хмарі на базі власного дата-центру. Захищений доступ забезпечений за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Зараз використовуємо Horizon для доступу користувачів до системи. Усі системи погодження, мережеві папки з документами, електронний документообіг — усе доступне з будь-якого пристрою в будь-якому місці", — пояснюють у компанії.

Також в Vodafone вирішили тимчасово відмовитись від службових поїздок за кордон. З відряджень Україною залишили тільки пов'язані з обслуговуванням телеком-обладнання та елементів мережі.

З інструментів для онлайн-зустрічей в Vodafone використовують Skype або ZOOM, для обміну інформацією із зовнішніми контактами – гуглдиск, а для спілкування у компанії користуються месенджерами — Whatsapp, Telegram, месенджер у Facebook. Для проектної роботи у компанії використовують дошки Trello.

Зараз на віддалений режим перейшли 80% працівників компанії, крім рітейлу. Як запевняють у Vodafone, офіси також працюють.

"Кому потрібна робота з паперовими документами (не всі наші партнери ще перейшли на електронний документообіг) або можливість без дітей попрацювати в тиші, можуть приїхати в офіс автівкою і працювати", — стверджують в компанії.

Ще однією з фішок корпоративної культури Vodafone є ранкова йога у понеділок, середу і п'ятницю. Однак карантин не став приводом відмовлятись від неї — у компанії вирішили йогу теж перевести в онлайн-режим. Для цього планують використати додаток ZOOM.

Триватиме карантин у Vodafone до 3 квітня, але в компанії не виключають, що він може продовжитись.

Як перевести бізнес на віддалену роботу: поради

Однак не всі бізнеси мають можливість швидко мобілізуватись і перевести всі процеси в онлайн режим. Власниця консалтингової агенції Manageable Наталія Заверуха розповіла, як в умовах карантину перелаштувати свій бізнес з найменшими втратами.

Перш за все, потрібно створити спільний календар для всіх, у якому мають бути зазначені всі зустрічі, які тривають понад 30 хвилин. Оскільки працівники працюють онлайн і немає можливості особисто підійти і запитати, вони мають бачити календарі один одного, щоб бути доступними онлайн у потрібний час.

По-друге, хоча б раз на два-три дні, а бажано кожного дня проводити онлайн-наради з керівниками відділів. Це важливо, щоб сихронізуватись, хто яким проектом займається, що змінилося з моменту останньої зустрічі.

По-третє, навчити всіх працівників користуватись софтом для онлайн-зустрічей. Це може бути Skype, ZOOM, якийсь інший додаток. "Це, звісно, стрес, але це треба розглядати і як можливість опанувати нові знання і навички", — пояснює Наталія Заверуха.

По-четверте, створити спільний чат компанії й чати по напрямках. Перед цим важливо домовитись про правила спілкування в чаті, які питання виносяться в загальний чат, а які потрібно обговорювати особисто.

По-п'яте, потрібно організувати дистанційний доступ до ресурсів компанії — хмара, VPN для працівників компанії. Перед цим важливо встановити потрібне програмне забезпечення і проаналізувати ризики інформаційної безпеки, особливо якщо використовуєте безкоштовні сервіси. Лише після цього переносити на хмару інформацію і документи.

Більше про інструменти переходу на віддалену роботу читайте у нашому матеріалі тут. 

Читайте також:

Як бізнес в Україні та світі допомагає у боротьбі з коронавірусом

Надихаючі вчинки. Як люди поводять себе під час коронавірусу і повертають віру у добро

Дивіться коротке відео, як люди поводять себе під час коронавірусу, і підписуйтеся на наш YouTube