Як перейти на віддалену роботу: підбірка інструментів

Марія Богдановська

Карантин наступив, але життя продовжується. Треба реалізовувати проекти, писати звіти й робити розрахунки. Навчальні заклади та чимало бізнес-компаній вчиняють свідомо та переходять на дистанційний режим роботи. Тепер кожен може відчути себе фрілансером, якому зранку зовсім не обов'язково виштурхувати себе з теплого ліжка назустріч прохолодному дню. Однак чи готові ми до такої свободи? Як правильно організувати себе та робочий процес і не втратити при цьому час, ентузіазм і гроші? Аби карантин не став на заваді ефективній реалізації поставлених завдань, ми підготували для вас підбірку з інструментів для командної дистанційної роботи.

Де спілкуватися з колегами?

Передусім, радимо звернути увагу на корпоративні месенджери — як Slack або Microsoft Teams. Це ідеальний (і безкоштовний до певних обсягів збереження інформації) спосіб зібрати всю команду в одному місці, структурувати спілкування по тематичним каналам і вимагати включеності. Таким чином, ваше чатування з колегами не буде межувати з батьківськими чатами, переписку з близькими та просто улюбленими каналами, на які така велика спокуса відволіктися. Залиште Telegram, Facebook Messenger і, тим паче, Viber для особистого життя.   

Як менеджерувати проекти?

Одним із найпопулярніших засобів для організації та розподілу завдань є Asana. Програма дозволяє розбити проекти на категорії завдань, відслідковувати їх як окремо, так і у спільній динаміці. Для відповідних категорій існують окремі чати. Також в Asana доступні як звичайні to-do списки, так і складні персоніфіковані планери. Вони дозволяють кожному працівнику слідкувати за власними дедлайнами та пристосовуватися до загальних змін на проекті.

Крім того, в Asana можна створювати поля для найважливішої інформації, щоб вона постійно була перед очима. А ще – створювати шаблони для періодично повторюваних завдань. Крім того, програма дозволяє працювати у приватних групах і чатах,щоб забезпечити конфіденційність оброблюваної інформації.

Basecamp – ця програма оптимальна для безпосередньо командної роботи завдяки загальному груповому чату, календарю зустрічей та великому сховищу файлів. Інструмент легко інтегрувати з іншими: наприклад, трекерами часу. Крім того, у Basecamp доступна функція автоматичних нагадувань, над чим конкретно ви працювали останнім часом, які завдання поставлені цього тижня та з якими успішно завершено. Працівник бачить конкретний перелік своїх обов'язків із різних проектів. Менеджер же здатен  спостерігати загальну картину процесу, завдяки чому може розставляти пріоритети. Крім того, у Basecamp є функція складання графіків успішності роботи над проектом, що допомагає визначити, які етапи є найпроблематичнішими.

Podio. Однією з переваг Podio є можливість виводити та візуалізувати інформацію, як і куди рухатися далі в реалізації проекту. Крім того, він діє і як інструмент для ухвалення ефективніших управлінських рішень. Тут також можна оптимізувати виконання рутинних завдань, створивши шаблони.

У Podio легко та швидко залучати в систему зовнішніх учасників без кропіткого процесу надання доступу чи реєстрації. Крім того, із додаванням нових потоків завдань система автоматично згенерує для вас можливі релевантні задачі. Наприклад, працюючи над дизайн-проектом, ви завантажуєте список дизайнерів, із одним із яких плануєте співпрацю. У такому випадку Podio сам додасть пункт про оцінку їх портфоліо. Також тут можна створювати різні індикатори прогресу в роботі.

Sandglaz. Позиціонує себе як мінімалістичний інструмент менеджування проектів. Тут легкий інтуїтивний інтерфейс, можна просто копіювати та перетягувати завдання в робочу стрічку. Ще в Sandglaz установлені численні фільтри, що допомагають відслідковувати конкретні етапи проекту та завдання працівників. Пошук необхідної інформації можна здійснювати за категоріями або іменами учасників команди. Робочі стрічки легко розділяти або з'єднувати, пристосовувати до потреб. Крім того, Sandglaz може автоматично "підкинути" вам завдання, якщо із попереднім майже завершено. А ще програмі доступні інструменти візуалізації та порівняння із попередніми завданнями і проектами.

І також деталь стосовно попередніх проектів. Якщо не встигли виконати задумане сьогодні,  немає причин хвилюватися: система автоматично перенесе його на завтра. Отож, нічого не втрачається у процесі роботи.

Taskworld. У ньому також можна створювати тематичні й загальні чати, зберігати документи з різних сховищ і пересилати їх один одному, генеруючи посилання. Також у Taskworld є функція ведення календаря подій і зустрічей. Тут можна створювати списки завдань. Але найголовнішою перевагою Taskworld є можливість оцінювати виконане завдання за системою метрик і надавати відповідний фідбек.

А як же подивитися один одному в очі?

Для багатьох неможливість особисто зустрітися та обговорити питання з клієнтами, учнями або партнерами може серйозно пошкодити робочий процес. Для того, щоб залишатися (у прямому сенсі) на зв'язку, скористайтеся традиційними інструментами, як-от Skype, Google Hangouts, Join.me. Наприклад, із GoToMeeting можна робити примітки до зображень та записувати розмову. WeBex чудово підійде для масштабних онлайн-заходів. У конференцію можна запросити до 100 людей.

Визнаним лідером серед сервісів для проведення відеоконференцій є  Zoom. Тут можна безкоштовно спілкуватися одночасно з 50 людьми, вести аудіозапис протягом 40 хв, а також паралельно переписуватися. Важливо, що брати участь у конференції можна і з телефонів.

Для справді великих зібрань (500-100 осіб і більше) можна скористатися платформами MyOwnConference, Webinar.tw, Webinar.fm, ClickMeeting, GoToWebinar, Microsoft Teams.

А що робити з документацією? У мене все на робочому комп'ютері

Хвала Google Drive! Всі документи вже давно варто тримати у хмарному сховищі. Тим паче, це ввічливість 21 століття — надсилайте колегам документи для спільної роботи не доданим файлом у Word, а одразу Google Doc або Google-таблицею. Важливо — заради всього святого — не забувайте відкривати права на редагування. 

Evernote — зручний сервіс для зберігання "бази знань". У тематичних блокнотах можна описати ваші внутрішні процеси, підготувати інструкції та методички з корисними лінками для кожного співробітника. 

Як обрати найкращу програму для командної роботи?

Обираючи корпоративну програму для дистанційної роботи, варто звернути увагу на наступне:

📌 Тривалість пробного періоду (може вистачити на весь карантин:) і режим оплати

📌 Кількість людей у команді (ціна за програму може напряму залежати від кількості учасників на платформі)

📌 Інструменти, які ви плануєте інтегрувати. Зазвичай програми для менеджменту співпрацюють із усіма стандартними офісними хмарними сховищами та застосунками, однак краще перевірити

📌 Особлива вимога стосовно попереднього пункту – наявність можливості проводити групові відеоконференції

📌 Інтерфейс – останній може виявитися важливішим за функціональність. Якщо найпростіші функції співробітникам знайти та зрозуміти важко, слід пошукати щось інше.

📌 Популярність програми у вашому професійному середовищі. Усе може бути дуже індивідуально, але порадитися з колегами та партнерами – завжди хороша ідея. Це допомагає краще зрозуміти, як організований робочий процес в інших, які показники враховуються в роботі, що саме допомагає максимізувати процес і викликає ентузіазм у працівників

📌 Наявність мобільної версії. Працювати з телефона може бути досить зручно та ефективно. А ще це надає можливість перебувати на зв'язку та швидко реагувати на зміни в робочому процесі.

Карантин – не перешкода ефективній роботі. Завдяки численним ресурсам і платформам для віддаленої роботи (вибір яких навіть більше – питання смаку, аніж функціоналу в чистому вигляді), залишатися у трудовому тонусі легше, ніж здається. Більше того, діджиталізація робочого процесу піде йому тільки на користь. Бережіть себе та досягайте цілей!

Читайте також:

Коронавірус 2020: як країни вводять карантин та надзвичайний стан через пандемію

Закриті кордони. Як повернутися в Україну?

Що робити під час карантину: практичні (та не дуже) поради

Де зараз коронавірус і скільки жертв: онлайн-мапа "Рубрики" (ОНОВЛЮЄТЬСЯ)