Как перейти на удаленную работу: подборка инструментов

Мария Богдановская

Карантин наступил, но жизнь продолжается. Надо реализовывать проекты, писать отчеты и делать расчеты. Учебные заведения и немало бизнес-компаний ведут себя сознательно и переходят на дистанционный режим работы. Теперь каждый может почувствовать себя фрилансером, которому утром совсем не обязательно выталкивать себя из теплой постели навстречу прохладному дню. Однако готовы ли мы к такой свободе? Как правильно организовать себя и рабочий процесс и не потерять при этом время, энтузиазм и деньги? Чтобы карантин не помешал эффективной реализации поставленных задач, мы подготовили для вас подборку из инструментов для командной дистанционной работы.

Где общаться с коллегами?

Прежде всего, советуем обратить внимание на корпоративные мессенджеры — как Slack или Microsoft Teams. Это идеальный (и бесплатный в определенных объемах хранения информации) способ собрать всю команду в одном месте, структурировать общение по тематическим каналам и требовать включенности. Таким образом, ваш чат с коллегами не будет граничить с родительскими чатами, перепиской с близкими и просто любимыми каналами, на которые так велик соблазн отвлечься. Оставьте Telegram, Facebook Messenger и, тем более, Viber для личной жизни.

Как менеджеровать проекты?

Одним из самых популярных средств для организации и распределения задач является Asana. Программа позволяет разбить проекты на категории задач, отслеживать их как отдельно, так и в общей динамике. Для соответствующих категорий существуют отдельные чаты. Также в Asana доступны как обычные to-do списки, так и сложные персонифицированные планеры. Они позволяют каждому работнику следить за собственными дедлайнами и приспосабливаться к общим изменениям на проекте.

Кроме того, в Asana можно создавать поля для важнейшей информации, чтобы она постоянно была перед глазами. А еще — создавать шаблоны для периодически повторяющихся задач. Кроме того, программа позволяет работать в частных группах и чатах, чтобы обеспечить конфиденциальность обрабатываемой информации.

Basecamp — эта программа оптимальна для непосредственно командной работы благодаря общему групповому чату, календарю встреч и большому хранилищу файлов. Инструмент легко интегрировать с другими: например, трекерами времени. Кроме того, в Basecamp доступна функция автоматических напоминаний, над чем конкретно вы работали в последнее время, какие задачи поставлены на этой неделе и какие успешно завершены. Работник видит конкретный перечень своих обязанностей из разных проектов. Менеджер же способен наблюдать общую картину процесса, благодаря чему может расставлять приоритеты. Кроме того, в Basecamp есть функция составления графиков успешности работы над проектом, что помогает определить, какие этапы являются самыми проблематичными.

Podio. Одним из преимуществ Podio является возможность выводить и визуализировать информацию, как и куда двигаться дальше в реализации проекта. Кроме того, он действует как инструмент для принятия эффективных управленческих решений. Здесь также можно оптимизировать выполнение рутинных задач, создав шаблоны.

В Podio легко и быстро привлекать в систему внешних участников без кропотливого процесса предоставления доступа или регистрации. Кроме того, с добавлением новых потоков задач система автоматически генерирует для вас возможные релевантные задачи. Например, работая над дизайн-проектом, вы загружаете список дизайнеров, с одним из которых планируете сотрудничество. В таком случае Podio сам добавит пункт об оценке их портфолио. Также здесь можно создавать различные индикаторы прогресса в работе.

Sandglaz. Позиционирует себя как минималистичный инструмент менеджування проектов. Здесь легкий интуитивный интерфейс, можно просто копировать и перетаскивать задачи в рабочую ленту. Еще в Sandglaz установлены многочисленные фильтры, помогающие отслеживать конкретные этапы проекта и задачи работников. Поиск необходимой информации можно осуществлять по категориям или именам участников команды. Рабочие ленты легко разделять или соединять, приспосабливать к нуждам. Кроме того, Sandglaz может автоматически «подбросить» вам задачу, если с предыдущей работа почти завершена. А еще программе доступны инструменты визуализации и сравнения с предыдущими заданиями и проектами.

И еще одна деталь относительно предыдущих проектов. Если не успели выполнить задуманное сегодня, нет причин волноваться: система автоматически перенесет задание на завтра. Поэтому ничего не теряется в процессе работы.

Taskworld. В нем можно создавать тематические и общие чаты, сохранять документы из разных хранилищ и пересылать их друг другу, генерируя ссылки. Также в Taskworld есть функция ведения календаря событий и встреч. Здесь можно создавать списки задач. Но главным преимуществом Taskworld является возможность оценивать выполненное задание по системе метрик и предоставлять соответствующий фидбэк.

А как же посмотреть друг другу в глаза?

Для многих невозможность лично встретиться и обсудить вопрос с клиентами, учениками или партнерами может серьезно повредить рабочий процесс. Для того, чтобы оставаться (в прямом смысле) на связи, воспользуйтесь традиционными инструментами, например Skype, Google Hangouts, Join.me. Например, с GoToMeeting можно делать заметки к изображениям и записывать разговор. WeBex прекрасно подойдет для масштабных онлайн-мероприятий. В конференции можно пригласить до 100 человек.

Признанным лидером среди сервисов для проведения видеоконференций является  Zoom. Здесь можно бесплатно общаться одновременно с 50 людьми, вести аудиозапись в течение 40 мин, а также параллельно переписываться. Важно, что участвовать в конференции можно и с телефонов.

Для действительно больших собраний (500-100 человек и более) можно воспользоваться платформами MyOwnConference, Webinar.tw, Webinar.fm, ClickMeeting, GoToWebinar, Microsoft Teams.

А что делать с документацией? У меня все на рабочем компьютере

Хвала Google Drive! Все документы уже давно стоит держать в облачном хранилище. Тем более, это вежливость 21 века — присылайте коллегам документы для совместной работы не добавленным файлом в Word, а сразу Google Doc или Google-таблицей. Важно — ради всего святого — не забывайте открывать права на редактирование.

Evernote — удобный сервис для хранения «базы знаний». В тематических блокнотах можно описать ваши внутренние процессы, подготовить инструкции и методички с полезными ссылками для каждого сотрудника.

Как выбрать самую лучшую программу для командной работы? 

Выбирая корпоративную программу для дистанционной работы, стоит обратить внимание на следующее:

📌 Продолжительность пробного периода (может хватить на весь карантин 🙂 и режим оплаты

📌 Количество людей в команде (цена за программу может напрямую зависеть от количества участников на платформе)

📌 Инструменты, которые вы планируете интегрировать. Обычно программы для менеджмента сотрудничают со всеми стандартными офисными облачными хранилищами и приложениями, однако лучше проверить

📌 Особое требование по отношению к предыдущему пункту — наличие возможности проводить групповые видеоконференции

📌 Интерфейс — последний может оказаться важнее функциональности. Если простейшие функции сотрудникам найти и понять трудно, следует поискать что-то другое.

📌 Популярность программы в вашей профессиональной среде. Все может быть очень индивидуально, но посоветоваться с коллегами и партнерами — всегда хорошая идея. Это помогает лучше понять, как организован рабочий процесс у других, какие показатели учитываются в работе, что именно помогает максимизировать процесс и вызывает интерес у работников

📌 Наличие мобильной версии. Работать с телефона может быть достаточно удобно и эффективно. А еще это дает возможность находиться на связи и быстро реагировать на изменения в рабочем процессе.

Карантин — не помеха эффективной работе. Благодаря многочисленным ресурсам и платформам для удаленной работы (выбор которых даже больше — вопрос вкуса, чем функционала в чистом виде), оставаться в трудовом тонусе легче, чем кажется. Более того, диджитализация рабочего процесса пойдет ему только на пользу. Берегите себя и достигайте целей!

Читайте также:

Коронавирус 2020: как страны вводят карантин и чрезвычайное положение из-за пандемии

Закрытые границы. Как вернуться в Украину?

Что делать во время карантина: практические (и не очень) советы

Где сейчас коронавирус и сколько жертв: онлайн-карта «Рубрики» (ОБНОВЛЯЕТСЯ)