fbpx
Сегодня
Полезности 11:25 16 Мар 2020

Как перейти на удаленную работу: подборка инструментов

С понедельника Минздрав в связи с карантином рекомендует компаниям работать в онлайн-режиме. Возможно, это ваш шанс наконец построить эффективную работу команды, в каком месте рабочие бы не находились? Собрали все программы и приложения, которые помогут создать экосистему эффективной работы и достигать результатов.

Карантин наступил, но жизнь продолжается. Надо реализовывать проекты, писать отчеты и делать расчеты. Учебные заведения и немало бизнес-компаний ведут себя сознательно и переходят на дистанционный режим работы. Теперь каждый может почувствовать себя фрилансером, которому утром совсем не обязательно выталкивать себя из теплой постели навстречу прохладному дню. Однако готовы ли мы к такой свободе? Как правильно организовать себя и рабочий процесс и не потерять при этом время, энтузиазм и деньги? Чтобы карантин не помешал эффективной реализации поставленных задач, мы подготовили для вас подборку из инструментов для командной дистанционной работы.

Где общаться с коллегами?

Прежде всего, советуем обратить внимание на корпоративные мессенджеры — как Slack или Microsoft Teams. Это идеальный (и бесплатный в определенных объемах хранения информации) способ собрать всю команду в одном месте, структурировать общение по тематическим каналам и требовать включенности. Таким образом, ваш чат с коллегами не будет граничить с родительскими чатами, перепиской с близкими и просто любимыми каналами, на которые так велик соблазн отвлечься. Оставьте Telegram, Facebook Messenger и, тем более, Viber для личной жизни.

Как менеджеровать проекты?

Одним из самых популярных средств для организации и распределения задач является Asana. Программа позволяет разбить проекты на категории задач, отслеживать их как отдельно, так и в общей динамике. Для соответствующих категорий существуют отдельные чаты. Также в Asana доступны как обычные to-do списки, так и сложные персонифицированные планеры. Они позволяют каждому работнику следить за собственными дедлайнами и приспосабливаться к общим изменениям на проекте.

Кроме того, в Asana можно создавать поля для важнейшей информации, чтобы она постоянно была перед глазами. А еще — создавать шаблоны для периодически повторяющихся задач. Кроме того, программа позволяет работать в частных группах и чатах, чтобы обеспечить конфиденциальность обрабатываемой информации.

Asana

Basecamp — эта программа оптимальна для непосредственно командной работы благодаря общему групповому чату, календарю встреч и большому хранилищу файлов. Инструмент легко интегрировать с другими: например, трекерами времени. Кроме того, в Basecamp доступна функция автоматических напоминаний, над чем конкретно вы работали в последнее время, какие задачи поставлены на этой неделе и какие успешно завершены. Работник видит конкретный перечень своих обязанностей из разных проектов. Менеджер же способен наблюдать общую картину процесса, благодаря чему может расставлять приоритеты. Кроме того, в Basecamp есть функция составления графиков успешности работы над проектом, что помогает определить, какие этапы являются самыми проблематичными.

Basecamp

Podio. Одним из преимуществ Podio является возможность выводить и визуализировать информацию, как и куда двигаться дальше в реализации проекта. Кроме того, он действует как инструмент для принятия эффективных управленческих решений. Здесь также можно оптимизировать выполнение рутинных задач, создав шаблоны.

В Podio легко и быстро привлекать в систему внешних участников без кропотливого процесса предоставления доступа или регистрации. Кроме того, с добавлением новых потоков задач система автоматически генерирует для вас возможные релевантные задачи. Например, работая над дизайн-проектом, вы загружаете список дизайнеров, с одним из которых планируете сотрудничество. В таком случае Podio сам добавит пункт об оценке их портфолио. Также здесь можно создавать различные индикаторы прогресса в работе.

Podio

Sandglaz. Позиционирует себя как минималистичный инструмент менеджування проектов. Здесь легкий интуитивный интерфейс, можно просто копировать и перетаскивать задачи в рабочую ленту. Еще в Sandglaz установлены многочисленные фильтры, помогающие отслеживать конкретные этапы проекта и задачи работников. Поиск необходимой информации можно осуществлять по категориям или именам участников команды. Рабочие ленты легко разделять или соединять, приспосабливать к нуждам. Кроме того, Sandglaz может автоматически "подбросить" вам задачу, если с предыдущей работа почти завершена. А еще программе доступны инструменты визуализации и сравнения с предыдущими заданиями и проектами.

И еще одна деталь относительно предыдущих проектов. Если не успели выполнить задуманное сегодня, нет причин волноваться: система автоматически перенесет задание на завтра. Поэтому ничего не теряется в процессе работы.

Sandglaz

Taskworld. В нем можно создавать тематические и общие чаты, сохранять документы из разных хранилищ и пересылать их друг другу, генерируя ссылки. Также в Taskworld есть функция ведения календаря событий и встреч. Здесь можно создавать списки задач. Но главным преимуществом Taskworld является возможность оценивать выполненное задание по системе метрик и предоставлять соответствующий фидбэк.

Taskworld

А как же посмотреть друг другу в глаза?

Для многих невозможность лично встретиться и обсудить вопрос с клиентами, учениками или партнерами может серьезно повредить рабочий процесс. Для того, чтобы оставаться (в прямом смысле) на связи, воспользуйтесь традиционными инструментами, например Skype, Google Hangouts, Join.me. Например, с GoToMeeting можно делать заметки к изображениям и записывать разговор. WeBex прекрасно подойдет для масштабных онлайн-мероприятий. В конференции можно пригласить до 100 человек.

Признанным лидером среди сервисов для проведения видеоконференций является  Zoom. Здесь можно бесплатно общаться одновременно с 50 людьми, вести аудиозапись в течение 40 мин, а также параллельно переписываться. Важно, что участвовать в конференции можно и с телефонов.

Для действительно больших собраний (500-100 человек и более) можно воспользоваться платформами MyOwnConference, Webinar.tw, Webinar.fm, ClickMeeting, GoToWebinar, Microsoft Teams.

конференції онлайн

А что делать с документацией? У меня все на рабочем компьютере

Хвала Google Drive! Все документы уже давно стоит держать в облачном хранилище. Тем более, это вежливость 21 века — присылайте коллегам документы для совместной работы не добавленным файлом в Word, а сразу Google Doc или Google-таблицей. Важно — ради всего святого — не забывайте открывать права на редактирование.

Evernote — удобный сервис для хранения "базы знаний". В тематических блокнотах можно описать ваши внутренние процессы, подготовить инструкции и методички с полезными ссылками для каждого сотрудника.

Как выбрать самую лучшую программу для командной работы? 

Выбирая корпоративную программу для дистанционной работы, стоит обратить внимание на следующее:

📌 Продолжительность пробного периода (может хватить на весь карантин 🙂 и режим оплаты

📌 Количество людей в команде (цена за программу может напрямую зависеть от количества участников на платформе)

📌 Инструменты, которые вы планируете интегрировать. Обычно программы для менеджмента сотрудничают со всеми стандартными офисными облачными хранилищами и приложениями, однако лучше проверить

📌 Особое требование по отношению к предыдущему пункту — наличие возможности проводить групповые видеоконференции

📌 Интерфейс — последний может оказаться важнее функциональности. Если простейшие функции сотрудникам найти и понять трудно, следует поискать что-то другое.

📌 Популярность программы в вашей профессиональной среде. Все может быть очень индивидуально, но посоветоваться с коллегами и партнерами — всегда хорошая идея. Это помогает лучше понять, как организован рабочий процесс у других, какие показатели учитываются в работе, что именно помогает максимизировать процесс и вызывает интерес у работников

📌 Наличие мобильной версии. Работать с телефона может быть достаточно удобно и эффективно. А еще это дает возможность находиться на связи и быстро реагировать на изменения в рабочем процессе.

Карантин — не помеха эффективной работе. Благодаря многочисленным ресурсам и платформам для удаленной работы (выбор которых даже больше — вопрос вкуса, чем функционала в чистом виде), оставаться в трудовом тонусе легче, чем кажется. Более того, диджитализация рабочего процесса пойдет ему только на пользу. Берегите себя и достигайте целей!

Читайте также:

Коронавирус 2020: как страны вводят карантин и чрезвычайное положение из-за пандемии

Закрытые границы. Как вернуться в Украину?

Что делать во время карантина: практические (и не очень) советы

Где сейчас коронавирус и сколько жертв: онлайн-карта "Рубрики" (ОБНОВЛЯЕТСЯ)

27118

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Такой e-mail уже зарегистрирован. Воспользуйтесь формой входа или введите другой.

Вы ввели некорректные логин или пароль

Извините, для комментирования необходимо войти.
Загрузить еще

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: