Как архивируют документы в Украине?
Огромные помещения с горами желтых бумажек от пола до потолка уходят в прошлое. Теперь архивировать и хранить документы помогают работе. Как это работает в производственных компаниях, рассказала финансовый директор «Пуратос Украина» Алла Черкез на четвертом всеукраинском форуме «Бизнес без бумаги».
В чем проблема?
У нас возникла необходимость хранения документов на собственном сервере. Puratos – международная компания, которая предлагает комплекс ингредиентов для хлебопекарной, кондитерской и шоколадной промышленности. Соответственно, мы имеем огромное количество бумаг, которые необходимо перевести на хранение в цифровом формате.
Какое решение?
Мы нашли решение архивировать документы онлайн с помощью робота. Это позволяет оптимизировать время и ресурсы сотрудников. Именно робот помогает оптимизировать рутинную работу и фактически освободить от этих процессов человека. Также он может работать круглосуточно 7 дней в неделю.
Как это работает?
Как происходит архивация документов с помощью робота?
Сам процесс архивации документов с сервисом цифровых решений для бизнеса «Вчасно» базируется на трех критериях: вид документа (внутренние, выходные или входные), период (обычно за основу берем месяц) и дополнительный параметр (Готов к архивированию) Варианты: Да, Нет ", "Архивировано роботом").
Процедура архивирования с помощью робота включает 3 этапа:
Этап 1 – первая проверка документов
На этом этапе происходит создание робото-реестра и внесение дополнительного параметра ("Готов к архивированию", изменение статусов документов на "Да" или "Нет" в срок). ", "На согласовании", "Отклонено" и др.)
В этот период происходит отправка напоминаний подписантам, а также — отправка напоминаний инициатору о документах, которые не обработаны во время по сценариям и не имеют подписантов)
Этап 2 – повторная проверка документов (за две-три недели после первоначального запуска работы)
Если есть неподписанные документы, которые можно архивировать или отклонить, их можно обработать вручную – поставить статус «Да» или «Нет». После 3-го напоминания робот обращается к администратору.
Этап 3 – архивация
- Создание реестра в месяц
- Создание архива каждого документа
- Внесение параметра в срок «Архивировано роботом»
Возможности работы не ограничиваются только процессом архивирования. Сейчас работаем над автоматизацией проверки командировочных документов. Так что спектр таких технологий достаточно широк и открыт для инноваций.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
