Як електронні документи допомагають збирати мільйони для ЗСУ?
Фото: "Вчасно.ЕДО"
З перших днів повномасштабного вторгнення Фонд Сергія Притули почав масштабні збори для військових. Як електронний документообіг (ЕДО) пришвидшує роботу фонду та спрощує процес допомоги нашим захисникам та захисницям?
Про це повідомив Сергій Євтєєв, Фінансовий директор Благодійного фонду Сергія Притули.
В чому проблема?
Фонд Сергія Притули працює у нинішньому форматі з 24 лютого 2022 року. Саме тоді у другій половині дня нам на рахунок прийшов перший донат на благодійну допомогу для військових.
За цей час фонд підлаштувався і почав активно закуповувати товари для підтримки Сил оборони. І, звичайно, одразу ж постало питання про те, що ми робитимемо з документацією.
Із заснування ми працювали з паперовими документами. Але в контексті повномасштабного вторгнення, повітряних тривог, негативного впливу різних "Саваслейок" та ворожих МіГів — процес розтягується на дні, чим відтерміновує отримання донатів.
Яке рішення?
Уже в червні 2022 року я ініціював впровадження електронного документообігу через сервіс "Вчасно.ЕДО" — як сталого та системного інструменту для того, щоб обмінюватися документами з контрагентами. Це також пришвидшило роботу відділу бухгалтерії та отримання первинних документів.
Завдяки ЕДО ми отримуємо:
- договори щодо поточних закупівель та господарської діяльності,
- документи щодо придбання товарів або послуг — акти приймання-передачі,
- акти наданих послуг,
- видаткові накладні,
- рахунки тощо.
Також ми перевели в електронний документообіг внутрішню документацію та листи контролюючим органам.
Ми налаштували й безпекові можливості: підписант не може підписати договір, поки його не погодить наш юрист або бухгалтерка. Так ми убезпечили себе від ситуацій, коли ми могли б підписати некоректний документ.
Деякі документи ми все ще підписуємо у паперовому вигляді. Найчастіше це повʼязано з тим, що контрагент не працює з електронним документообігом взагалі або працює з іншим електронним сервісом.
На жаль, не всі наші партнери розуміють, що документ, який підписали у "Вчасно", має таку ж юридичну силу, як і документ, який підписали фізично. Тому ми часто паралельно проводимо консультаційну роботу та активізуємо цей процес.
Наші ж співробітниками, які безпосередньо працюють із партнерами, зауважили, що впровадження ЕДО значно пришвидшило їх роботу.
На першому етапі впровадження ЕДО ми одразу ж долучили відповідальних осіб та показали їм усі інструменти та можливості сервісу. Провели розʼяснювальну роботу для колег, даємо один одному якісь підказки, покрокові інструкції.
На другому етапі відсортували всі документи за ярликами, які стосуються конкретного проєкту, напряму чи блоку роботи.
Як це працює?
Електронні документи значно пришвидшили збори для військових
"На помсту" — це збір, у якому ми максимально залучили сервіс "Вчасно". Тоді за добу нам вдалося акумулювати 352 млн грн.
У перші години після обстрілів Києва до нашого відділу партнерств "посипалися" запити на листи-прохання про благодійну допомогу. Більшість отримали через "Вчасно".
Запорукою швидкого отримання благодійного внеску стала саме можливість у сервісі ЕДО якомога швидше передати підписаний, юридично й криптографічно захищений документ (на відміну від сканованих копій, які можна скомпрометувати).
Швидкість. Найбільший ефект — це те, що наші колеги з відділу бухгалтерії отримують документи швидко та у тому вигляді, який необхідний для обліку. Документ лежить у безпечному сховищі й той, кому це потрібно, отримує до нього доступ.
Наприклад, коли донору потрібен оригінал листа, — в аналоговому варіанті нам потрібно було б його роздрукувати, підписати, поставити печатку, віднести на пошту, чекати доставки… І це гігантська кількість часу, за який донор не може зробити нам внесок. Тому електронний документообіг значно пришвидшує роботу зі збором коштів та, звісно, пришвидшує досягнення нашої мети.
Автоматизація процесів. Зараз ми працюємо над автоматичним завантаженням документів у наші закриті хмарні сервіси, які будуть доступні тим колегам, яким це необхідно.
Обмін документами із закордонними партнерами. ЕДО для нас є зручнішим за паперові документи, бо за допомогою нього ми можемо швидко підписувати документи й з закордонними партнерами.
Без привʼязки до локації. Також для нас використання ЕДО важливе тим, що ми не прив'язані до місця роботи. Ми розуміємо, що якщо раптом станеться так, що нам треба буде переїхати в інше місто всією командою, з документообігом складнощів не виникне.
Якісна співпраця всередині команди. Крім того, використання ЕДО допомагає нам якісно співпрацювати всередині команди, зокрема, із нашим відділом партнерств. Наша колега працює в Нідерландах, і хоч вона часто приїжджає до України, але дуже велику частину своєї роботи проводить за кордоном. І їй не потрібно постійно просити колег, щоб вони роздрукували на папері договір, віднесли його на підпис до керівника, потім відправили поштою. Вона просто завантажує документ у "Вчасно", юрист це погоджує і я підписую. Все.
Завдяки електронному документообігу в нас немає кордонів. Тому цей сервіс дозволяє спрощувати і наше внутрішнє життя також, не навантажуючи керівників підрозділів.
Нагадаємо, що Світовий Конґрес Українців та Благодійний фонд Сергія Притули, у співпраці з Конґресом Українців Канади та Українським Конгресовим Комітетом Америки, завершили благодійний тур "Непереможні, коли об'єднані – Invincible When United" східними регіонами Канади та США та зібрали майже $1,2 млн на закупівлю бронемашин для розмінування України.
Окрім того, як писала Рубрика, на зібрані в ефірі Нацвідбору Євробачення 2024 кошти Суспільне та Фонд Притули передали обладнання для гуманітарного розмінування.
"Незламна освіта": до Києва доставлено комп'ютерну техніку з Шотландії для закладів освіти, - як працює це рішення
BGV запустив куточок благодійності у літній фан-зоні ФК "Полісся": як працює це рішення
"Повернись живим" підготував та забезпечив 556 піхотних снайперів прицілами
