Как подготовить качественную грантовую заявку: конспект с тренинга Львовского медиафорума

В чем проблема?

Написание грантовых заявок занимает большой пласт работы в медиа и без этого никак не обойтись. Но случается, что из-за неправильно построенной работы с заявками доноры просят их доработать или вообще отказывают. А из-за неправильно расписанного бюджета проекта уже во время работы над ним может оказаться, что средств не хватает. Это ставит под риск финансирование медиа и вообще его существование.

Какое решение?

Анализ работы над предыдущими заявками и учет прошлых ошибок поможет редакции лучше построить работу с грантовыми заявками. Хорошей практикой в этом будет составление чек-листов, по которым можно просмотреть заявку перед отправкой донору и еще раз все проверить.

О базовой поэтапной работе над грантовой заявкой мы писали в предыдущем конспекте. Здесь рассмотрим больше лайфхаков, которые пригодятся редакциям в работе с грантами.

Во многих редакциях написанием грантовой заявки занимается один человек. Этот процесс можно сделать командной работой, где каждый и каждая имеют свою зону ответственности.

Первым шагом будет определение ответственного за аппликационный процесс. Задачей этого человека является координирование работы над заявкой. Он не делает все своими руками, не решает все за всех, но он следит за тем, чтобы команда шла в том направлении, которое приведет к цели — подаче грантовой заявки.

Следующий этап — это подготовка пошагового планирования работы над заявкой. Это может сделать ответственный за аппликационный процесс или команда совместно. После этого команда распределяет обязанности между собой и устанавливает дедлайны.

"Если вы не договоритесь, до какого дня и до которого часа каждый из пунктов должен быть выполнен, вы с большой вероятностью не получите ничего. Или вы окажетесь в ситуации, когда кто-то что-то не сделал или не знал, что это надо уже, и вы будете тем человеком, который с сегодня на завтра готовит все не сделанное другими коллегами", — говорит Ольга.

В подготовке грантовой заявки нужно согласовать принципы и каналы коммуникации и определить среду для совместной работы над заявкой. Бывает, что кто-то присылает документ в мессенджере, кто-то — на почту или в Telegram. И потом одному человеку нужно вспоминать, кто что и куда ему присылал, чтобы собрать все документы. Поэтому стоит выбрать одну среду, например гугл-диск, куда бы все участники работы над грантовой заявкой присылали документы. Такой подход сэкономит время и будет держать документы в одном месте, доступ к которому имеют все члены команды.

Что касается коммуникации, здесь также стоит выбрать один канал и пользоваться им. Это может быть специальный чат для команды, которая работает над заявкой, или ветка писем, где участники пишут актуальную информацию.

В командной работе над заявкой нужно будет не один раз организовать встречу для всех участников аппликационного процесса. Для них следует зафиксировать график и придерживаться его. Также перед подачей заявки на встрече с командой нужно еще раз проверить все документы, согласовать все детали, привлечь редактора, чтобы тот свежим взглядом просмотрел заявку.

"Нет другого способа навести порядок и себя разгрузить, как перераспределить обязанности и установить права. Это очень ресурсозатратно, когда вы это делаете, и очень экономно, когда уже этим пользуетесь", — отмечает экспертка.

Можно привлекать экспертизу членов команды или внешних специалистов. Как пример, коммуникационный отдел работает над коммуникационной стратегией проекта. Внешние специалисты, которые имеют экспертизу в теме проекта, могут дать практические советы и поделиться своим опытом.

Можно подумать над определением добавленной стоимости проекта. Редакция может подумать, какие бы результаты, кроме прописанных в заявке, она хотела бы получить. Как наработанные ресурсы можно использовать для своей организации и как наработки проекта могут усилить текущие активности организации или продолжить проект.

"То есть, не придумывать под этого донора что-то новое, а придумать, как адаптировать полученную идею и продолжить тот проект, который у вас был уже ранее. Например, в прошлом году, он был успешным и что вы как команда можете из этого взять", — объясняет Ольга Мирович.

При подготовке заявки стоит синхронизировать бюджет проекта с бюджетом организации. То есть цифры не берутся ниоткуда и нужно брать годовой бюджет и смотреть, какие позиции этот проект может закрыть, кому он может перекрыть зарплату на следующие полгода и т.п.

"Когда у вас есть бюджет организации, вы гораздо лучше можете оперировать финансовыми решениями, быть более эффективными в бюджетировании проектов и видеть пробелы, которые вам нужно закрыть", — объясняет Ольга.

Необходимо провести надлежащую оценку ресурсов. Они бывают разными и причина перегрузки редакции заключается в том, что многие нужные ресурсы не учитывались при планировании бюджета. Каждый этап проекта — это время, люди, деньги, партнерства, данные. Может казаться, что для какого-то этапа не нужны деньги, когда они на самом деле нужны. Без определенных данных невозможно начать один из этапов работы, следовательно, нужно запланировать, как эти данные получить. Чтобы собрать их, нужен человек, у которого это может занять несколько рабочих дней. Может оказаться, что для того, чтобы все собрать, нужен доступ к Youcontrol и т.п.

"Не соблазняйтесь написать там что-нибудь, а уже на этапе реализации разберемся. Нет, каждый этап — это ресурс", — отмечает Ольга.

В бюджете проекта стоит прописать зарплаты с налогами. Налоги часто остаются в категории невидимых расходов, но это тоже ресурс, который нужно учитывать. В бюджет также входят административные расходы, но их доля должна быть относительно небольшой, чтобы донор имел ощущение, что он тратит деньги на результат и на активности, а не просто на оплату труда.

"В условиях нашей работы, чтобы обеспечить зарплаты, не закладывайте зарплаты журналиста, главного редактора. Закладывайте изготовление контента, изготовление материалов, создание подкастов. И из тех денег платите журналистам. Тогда у донора будет четкое ощущение, что он тратит деньги на продукт, а не на зарплаты", — объясняет экспертка.

Непрямые расходы — это те расходы, которые не могут быть отнесены к конкретному проекту, но организация должна их обеспечивать. Например, уборка офисного помещения. Это нельзя внести как целевой расход ни в один проект, но это тоже расходы. Львиная доля доноров, которая позволяет закладывать в бюджет непрямые расходы, не требует отчетности по ним. Это деньги, которые могут покрывать текущие расходы редакции.

При бюджетировании важно придерживаться прозрачной калькуляции. Ставки и цены должны соответствовать принятым в организации и реалиям рынка.

Подтвердить расходы можно документами о принятых в организации подходах и закрепленных ставках. Также предварительными контрактами, счетами, актами, платежными поручениями.

К самым распространенным причинам отказов можно отнести несоответствие донорским приоритетам. Если в фокусе внимания донора медиа с прифронтовых территорий, то львовское медиа не подпадает под донорские приоритеты.

Если медиа без нужного опыта и профиля подается на грант, который не соответствует целям организации, у него меньше шансов получить грант.

"Это очень видно, когда организация соблазняется писать грантовую заявку на конкурс, где она не имеет ни достаточного опыта, ни навыков, ни команды, которая это сможет реализовать, но очень хочет получить эти деньги", — уточняет Ольга Мирович.

Донор может отказать из-за несоблюдения технических требований написания грантовой заявки. Шрифты, кегли, отступы, названия файлов имеют значение.

"Если этот бенефициар не может такую мелочь проследить, то хорошей отчетности от него тоже, скорее всего, не ждать", — говорит экспертка.

Отказ в предоставлении гранта может быть из-за не четко сформированного и не детального предложения. К причинам отказа можно добавить недостаточное обоснование проблемы или ожидаемых результатов, нереалистичное финансовое планирование и репутационные риски для донора.

Чтобы построить хорошие отношения с донором, нужно изучить рынок доноров и их приоритеты. Определить, чем организация может быть полезной для донора. Можно знакомиться с грантодателями на мероприятиях и донорских сессиях, а также приглашать на свои ивенты. Нужно публиковать отчеты, статистику и политики организации. Полезной практикой будет попросить донора об обратной связи или попросить при необходимости совета. И стоит помнить, что доноры общаются между собой и работа с грантами должна быть качественной и прозрачной.