Как реализовать проекты в громадах: 9 шагов, чтобы научиться воплощать идеи

В ЧЕМ ПРОБЛЕМА?

В условиях войны украинские громады сталкиваются с вызовами, которые требуют немедленного решения. Громады вынуждены адаптироваться к чрезвычайным обстоятельствам, обеспечивать безопасность и решать текущие проблемы жителей. Но в то же время украинские громады сейчас должны развивать более эффективные методы управления и реагировать на ситуацию, которая постоянно меняется.

КАКОЕ РЕШЕНИЕ?

Чтобы достичь результатов и развиваться даже во время войны громады сегодня должны быть инициативными. В частности — самостоятельно создавать и реализовывать проекты в пределах своих территорий. Это означает, что жители громады должны совместно определять приоритеты и способы решения своих проблем, а также привлекать ресурсы и экспертную поддержку для достижения своих целей. Такой подход позволяет громадам быть более эффективными и влиятельными в условиях войны, способствует их внутреннему развитию и сохраняет их независимость в сложных обстоятельствах.

Научиться готовить и реализовывать качественные проекты местного развития помогает учебная программа от U-LEAD "Шаги для специалистов: Управление проектным циклом-2023", которая стартовала в сентябре этого года. О том, что включает в себя программа, "Рубрике" рассказала экспертка U-LEAD Татьяна Татарчук.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

"U-LEAD с Европой" — это программа сотрудничества между украинским правительством, Европейским Союзом и его государствами-членами Германией, Швецией, Польшей, Данией, Эстонией и Словенией. Во время войны и восстановления программа предоставляет важные знания, консультации и оборудование, которые помогают украинским громадам справиться с вызовами войны и усилить их стойкость в средней и долгосрочной перспективе. Работа организации способствует завершению реформы децентрализации и поддерживает Украину в контексте ее подготовки к членству в ЕС.

"Сегодня одним из самых больших вызовов для органов местного самоуправления является большой объем дополнительных полномочий и ответственности, а с другой стороны — отсутствие или ограниченность финансирования для реализации этих полномочий. Прием и интеграция ВПЛ, ликвидация последствий постоянных обстрелов и разрушений, помощь военным — это те направления, которые добавились к привычным функциям местного самоуправления, таким как содержание коммунальной инфраструктуры, предоставление муниципальных услуг и тому подобное.

Поскольку количество вызовов растет, растет и потребность в поиске дополнительных источников финансирования для противодействия им. В то же время именно в сфере привлечения дополнительных ресурсов местные советы часто сталкиваются с проблемой неподготовленности кадров по разработке и реализации проектов развития или реагирования на кризис. Несмотря на большой спектр конкурсных механизмов и донорских организаций, доступных Украине сейчас, многие фонды остаются неиспользованными именно из-за слабой способности громад работать с ними", — говорит руководительница Черновицкого регионального офиса Программы "U-LEAD с Европой", руководительница рабочей группы по управлению проектным циклом Татьяна Татарчук.

Ответом на эти вопросы стала уникальная учебная программа "Шаги для специалистов. Управление проектным циклом", которую разработала "U-LEAD с Европой". Программа ориентирована на чиновников, представителей коммунальных учреждений и общественных организаций. Для каждого из ее участников — это возможность усовершенствовать свои знания и навыки в проектном менеджменте, ознакомиться с новейшими подходами и методологией разработки проектных предложений, проанализировать ключевые ошибки, которые возникают в процессе подготовки и внедрения проектов.

За три месяца в рамках программы лидеры 40 громад Украины смогут при поддержке экспертов пройти путь от проектной идеи до полноценного проектного предложения. Их научат определять проблему, формировать цели, задачи и результаты, планировать мероприятия и бюджет проекта. Кроме того, участники овладеют наукой комбинирования "мягких" и "твердых" составляющих проектов, а в конце — представят свою проектную идею потенциальным донорам.

Важной составляющей программы является именно практическая направленность курса, его ориентация на реальные проблемы и вызовы громад, индивидуальный подход к каждой проектной команде громады. Также эксперты сориентируют участников, какие конкретно донорские организации смогут поддержать конкретный проект.

U-LEAD определила 9 шагов для специалистов проектных команд по управлению проектным циклом в громадах. Их важность в освоении теории и практики проектного менеджмента объясняет экспертка программы Татьяна Татарчук.

На этом этапе тренеры помогают участникам определить сущность проектного подхода. Здесь лидеры громад учатся отличать проекты от своей текущей деятельности. Тренеры также сосредотачивают внимание на том, что конкретные проекты в арсенале громады следует интегрировать со стратегией ее общего развития. И конечно, рассматривают вопрос источников финансирования, ведь один из первых шагов реализации проектов в громадах — это понять, как работают донорские организации, какие здесь особенности и как громадам подходить к поиску поддержки их проектов.

"Здесь часто у неопытных исполнителей возникает ошибка, и они начинают планирование проекта с графика мероприятий или бюджета. Этот подход является неправильным", — объясняет Татьяна Татарчук. Избежать этой ошибки и начать проект оптимально и эффективно именно и помогают громадам на этом этапе обучения. 

Вместо того чтобы сосредотачиваться сразу на бюджете или графике мероприятий, громадам советуют сначала "копнуть глубже". Итак, этот практический шаг посвящен формированию навыков анализа проектной среды, определению потребностей и возможностей громады, окружения проекта и выделению целевой группы проекта. Ведь именно такой алгоритм работы является самым продуктивным при формировании проекта.

Важно не только правильно начать проект, но и правильно спланировать его дальнейшее развитие. Логика проекта, взаимосвязанность целей, задач, результатов, мероприятий и индикаторов их выполнения — это важнейший фактор, определяющий успешность любой проектной идеи. Если хотя бы одно звено этой логической матрицы выпадает, проект, скорее всего, будет неосуществимым. На этом этапе лидеров громад обучают логико-структурному подходу к управлению проектами, принципам формирования команды проекта и управления ею. Кроме того, именно на этом этапе определяют подходы к мониторингу и оценке в проектной деятельности.

И здесь у представителей громад возникает неизбежный вопрос — действительно, важно, чтобы цели, задачи, результаты проекта были взаимосвязаны и соответствовали определенной внутренней логике. Но как их сформировать? Как из анализа проблем и потребностей громады и среды будущего проекта, который его менеджеры должны провести в первую очередь, вывести конкретную структуру проекта? Для этого создан четвертый шаг в учебной программе.

"Этим шагом мы практически объясняем, как превращать анализ проектной среды в систему целей, задач, результатов и мероприятий, прорабатываем навыки формирования архитектуры проекта по логико-структурному принципу», — говорит Татьяна Татарчук.

Помните об ошибке многих громад в планировании проектов — когда они начинают работу именно с планирования бюджета? На самом деле очередь бюджета и ресурсов проекта приходит только сейчас — во время пятого и шестого шага обучения. На этом этапе важно правильно спланировать ресурсы для реализации каждого мероприятия и сформировать бюджет проекта.

"Здесь мы изучаем понятие рисков и предположений в проекте, узнаем о типах рисков и ресурсах громады, изучаем составляющие бюджета проекта", — добавляет Татьяна.

Это также этап, посвященный практической работе. На этом шаге тренеры вместе с участниками отрабатывают специфику планирования ресурсов. Причем речь идет не только о финансовом ресурсе, но и о ресурсах коммуникационных. Итак, на этом этапе менеджерам проектов в громадах рассказывают о принципах финансирования проекта, помогают овладеть навыками составления бюджета и планирования информационно-коммуникационного сопровождения проекта — например, присутствия в соцсетях, коммуникации с жителями громады и донорами и тому подобное.

Связь между разработкой и реализацией проекта прямая: чем подробнее будут прописаны составляющие проекта на этапе разработки, тем меньше изменений придется вносить в процессе реализации, и тем легче будет внедрять проект.

"Поэтому мы изучаем основы управления изменениями в проекте, разбираем этап закрытия проекта и обеспечения его  стабильности, детализируем отчетность по проекту", — рассказывает Татьяна Татарчук об этом этапе работы с менеджерами проектов в громадах.

Хотя каждый проект особенный и его воплощение тоже будет иметь определенные особенности для каждой громады, нередко лидеры громад сталкиваются с похожими проблемами при реализации. Этот этап обучения посвящен именно типичным ошибкам, которые допускают органы местного самоуправления при реализации проектов, чтобы участники обучения могли их избежать. Именно на этом шаге тренеры программы помогают определить причины и последствия таких распространенных ошибок и проработать способы их избежания. 

"Этих навыков тоже часто не хватает чиновникам органов местного самоуправления, поэтому мы знакомимся с базовыми принципами и подходами к презентации и самопрезентации, прорабатываем навыки питчинга", — объясняет Татьяна. Ведь часто именно от презентационных навыков менеджеров проектов зависит то, получит ли громада поддержку на его реализацию и как его встретят жители громады.

ЕЩЕ БОЛЬШЕ ПОЛЕЗНЫХ РЕШЕНИЙ!

Программы обучения, которые с начала полномасштабного вторжения представляет украинцам U-LEAD, разработаны на основе комплексных и постоянно обновляемых тематических пакетов поддержки, которые обеспечивают важнейшие навыки, необходимые для реагирования на вызовы современности и восстановления после войны с россией. Как отмечают в организации, в условиях военной агрессии против Украины и ограниченного бюджетного финансирования в громадах, привлечение дополнительных ресурсов на проектной основе приобретает важное значение, особенно учитывая послевоенные перспективы восстановления.

"Шаги по управлению проектами" — это ответ на системную потребность громад в усилении способности кадров по проектному менеджменту. Если для Украины и дальше будут открываться новые возможности, европейские инструменты и программы международного сотрудничества — навыки по управлению проектами станут просто необходимыми в каждой громаде. И именно этому лидеров громад хочет научить "U-LEAD с Европой" — чтобы громады могли развиваться и управлять этим развитием самостоятельно.

↓Читайте также

Под ударом войны: что делать с отходами от разрушений в громадах?