Электронные документы ускоряют подготовку военнослужащих: опыт школы “Боривитер”

Военная школа "Боривитер" с начала полномасштабного вторжения подготовила более 26 тысяч военнослужащих. Как цифровизация помогает учить украинских защитников и защитниц, а также как через месяц перевести на электронный документооборот большинство партнеров рассказывает финансовая менеджер ОО «Военная школа "Боривитер"» Анжелика Кучеренко.

Об этом пишет Рубрика.

Какая проблема?

В начале полномасштабного вторжения нам нужно было быстро подписывать документы, а наши работники находились в разных уголках страны. Часто бюрократия тормозит процессы, которые крайне важны для обороны. Поэтому потребовалось решение, которое помогло бы контролировать сам процесс обмена документами. А с бумагами очень сложно быть быстрыми и мобильными.

Какое решение?

Мы начали работать с сервисом электронного документооборота Вовремя в сентябре 2022 года. А наиболее активно стали пользоваться ЭДО в апреле 2023-го. В частности, мы перевели в цифру договоры, расходные накладные, акты предоставленных услуг, отчеты для партнеров. К сожалению, не все наши контрагенты пользуются сервисами ЭДО.

Поэтому бумажные документы кое-где до сих пор используем. В среднем мы подписываем более 3500 документов ежегодно. Раньше работа с бумагами занимала треть месяца, благодаря ЭДО это стало на 80% быстрее.

ЭДО упрощает контроль подписи, отслеживание наличия тех или иных документов. Не нужно рыться в папках, чтобы убедиться, что они действительно есть.

Были ли трудности?

Особых сложностей внедрения системы не было. Цифровизация в нашей стране находится на достаточно высоком уровне. Поэтому любые новинки диджитал-сервисов воспринимаются нормально. То же касается команды. Боривитер работает над усилением обороноспособности страны, предоставляя новейшую обучение по стандартам НАТО. Следовательно, оптимизация базовых процессов документооборота в общественной организации необходима для ускорения и улучшения нашей работы.

Мы перевели основных контрагентов на ЭДО примерно за месяц. Главное, предоставить правильную инструкцию и – вперед. До сих пор остается небольшое количество партнеров, которые любят бумаги. Будем еще убеждать их становиться более прогрессивными.

Плюсы ЭДО

Цифровка не позволяет оставить документы там, где "не нужно". Доступ к ним имеет ограниченный круг лиц, документ не испортится, не потеряется на почте и не попадет в третьи руки. Таким образом, цифровизация более надежна в аспекте сохранения секретности и целостности данных.

Инновации упрощают усилия конечного пользователя. Чем более понятен и адаптивный сервис, тем больше вероятность, что придут новые клиенты. Да, еще больше людей благодаря диджитал-подходам смогут получить качественную военную подготовку.

"Цифровые планы"

Цифровизация и поиск удобных решений для улучшения процессов в команде очень важен для Боривитра: от механизмов для административных задач до оптимизации обучения.

Сейчас мы работаем над привлечением искусственного интеллекта для упрощения организации работы. Также используем искусственный интеллект для разработки чатов для коммуникации, а также применяем эти технологии в обучении операторов БПЛА.

Враг сильный, но мы должны быть эффективнее – именно поэтому цифровизация является приоритетом и фактором, повышающим способность команды.