Легітимні та надійні: чому варто переходити на електронні документи
Е-документи — окрема форма документу, що існує в нашій країні з 2003 року. Їх використання регулюється законами України про електронні документи і електронний документообіг, про електронний підпис, про електронні довірчі послуги. Легітимність е-документу така ж, як і у паперового, якщо він був оформлений із дотримання всіх правил.
Що ж таке електронний документ? Це файл, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних і має обов'язкові реквізити: кваліфікований електронний підпис (КЕП) та мітку часу. Створення е-документу обов'язково закінчується накладанням одного або декількох КЕП. А в момент підписання до нього додається мітка часу. Електронний документ, оформлений згідно із вимогами законодавства, дозволяє ідентифікувати підписантів, однозначно стверджувати чи був він змінений після підписання та вказує час підписання (накладання КЕП) кожною із сторін. Перевірити цілісність документа можна у будь-який момент за допомогою онлайн-сервісів на сайтах міністерства юстиції України та Центрального засвідчувального органу.
Як все починалося?
Широке застосування електронних документів почалося з ініціативи Державної фіскальної служби (ДФС). У 2012 році ДФС почали приймати податкові накладні та звітність у електронному вигляді, а згодом зовсім відмовилися від паперових версій по всій країні. Наслідуючи приклад податківців, інші державні установи, такі як Держстат, Пенсійний Фонд, Фонд соціального страхування, почали приймати звітність в електронному вигляді. У 2019 році Міністерство інфраструктури погодило використання електронної товарно-транспортної накладної. Це дозволило зменшити адмін навантаження у логістичній галузі. Такі події змусили всіх українських бухгалтерів визнати е-документи та отримати КЕП для свого підприємства.
Технології у поміч
Зрозуміло, що для роботи з електронними документами знадобиться спеціальний сервіс, який допоможе створити, підписати та надіслати документ партнеру. Таких сервісів стає все більше. Найпопулярнішими є хмарні, через які можна миттєво завантажити, підписати та надіслати документ.
Для роботи з е-документами також важливо вчасно отримати КЕП. Він може бути виданий як підприємству, так і фізичній особі. Отримати КЕП для свого підприємства або ФОП можна безкоштовно в ДФС чи замовити у комерційному акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Їх представник приїде у зручне для вас місце, проведе ідентифікацію особи і видасть КЕП. Особливо комфортний сервіс видачі ключів має державний "ПриватБанк". Клієнти банку можуть отримати свій електронний підпис будь-де за хвилину, використовуючи онлайн-сервіс банку "Приват24".
Технології постійно вдосконалюють роботу з електронними документами. З 2018 року українцям доступний Mobile ID — спеціалізований сервіс від мобільних операторів, що записує КЕП на вашу SIM-карту та дозволяє підписати документ навіть, якщо у вас немає доступу до комп'ютера та мережі інтернет.
Економія, екологія та оптимізація
Чому електронні документи стають такими популярними, а їхня кількість зростає щодня?
По-перше — це колосальна економія. Вартість паперового документа становить від 3−4 грн (якщо ці документи ви принесли контрагенту на підпис і витратили кошти тільки на папір, друк і амортизацію офісної техніки) до 70−80 грн (якщо ваші документи доставляє кур'єр). Ціна електронного документа — від 1 грн і менше.
По-друге — екологія. Замінюючи паперові документи на електронні ми зберігаємо природні ресурси. Адже для виробництва однієї тонни паперу вирубується щонайменше 17 дерев, витрачається 26 тисяч літрів води, 4000 кВт електроенергії і 240 літрів пального.
По-третє — оптимізація ресурсів співробітників. Вгадайте, скільки документів можна роздрукувати, підписати, поставити печатку і скласти в конверт за годину? Середня цифра — десь 50. А електронних документів можна підписати і надіслати за 30 хвилин — 100 000.
І ще один важливий аргумент. Поки 30% працездатного населення займатимуться роздрукуванням, підписуванням і перекладанням папірців з місця на місце, ми будемо неспроможними платити співробітникам ринкові зарплати. У результаті люди їхатимуть на роботу в сусідні країни, а Україна й надалі опускатиметься в рейтингу цифрової конкурентоспроможності.
"Рубрика" — офіційний інформаційний партнер спецпроекту ADASTRA: DIGITAL аналітичного центру "AD ASTRA"
