Как вести деловую переписку: 11 правил сетевого этикета от Viber

Согласно исследованию Kantar, самым популярным приложением среди украинцев стало приложение для обмена сообщениями Viber. Оно установлено на 96,2% смартфонах. Причина популярности платформы довольна проста, ведь это быстрый, безопасный и удобный способ общения. Так гораздо проще поддерживать контакт на расстоянии и в условиях высокой загруженности.

Бизнес начинает стремительно использовать приложения для отправки сообщений в своей работе. Защита сквозным шифрованием по умолчанию, как в Viber, может уберечь переписку от вмешательства и рассекречивания. Сотрудникам комфортнее общаться в той среде, к которой они привыкли. Несколько переписок, собранные в одном месте, позволяют быстро переключаться между диалогами и не терять время на поиск контакта или сообщения. А чтобы коммуникация была более эффективной, мы выделили некие правила, которые позволят вам лучше вести деловое общение в чатах.

1. Прежде чем начинать переписку, поинтересуйтесь, в какое время собеседнику будет удобно с вами общаться. Сегодня рабочий график может отличаться не только в разных компаниях, но и у коллег из одного отдела. Поэтому чтобы избежать неприятных ситуаций и рабочих разговоров в личное время, стоит спросить, когда человек может быть на связи.

2. Не используйте голосовые и видеосообщения в деловой переписке. Это неудобно не только для собеседника, но и для вас. В мессенджерах есть функция поиска по ключевым словам. Она не распространяется ни на голосовые, ни на видеосообщения. Поэтому если вам нужно будет снова вернуться к какой-то теме, вы можете её просто не найти.

3. Сегодня приложения для отправки сообщений предлагают такую функцию, как секретные чаты. Так, например, в Viber можно обмениваться личной информацией без страха, что её кто-то увидит. Ведь такую переписку можно увидеть, только введя необходимый PIN-код в поисковую строку. Для передачи конфиденциальной информации такой формат может быть отличным решением.

4. Продумайте тему и текст заранее. Одно сообщение может касаться только одной темы. Десяток разных сообщений на одну тематику или, наоборот, одно сообщение с рядом вопросов может не только ввести в замешательство собеседника, но и вызвать неприятности.

5. Использования узконаправленной лексики также может вызвать недопонимание. Вы можете быть экспертом в какой-то области и знать всевозможную терминологию, но не всегда собеседник владеет такими же знаниями. Даже незначительный термин может привести к неприятным последствиям. Чтобы этого не произошло, не используйте сложные или узконаправленные термины. Если же этого не избежать, не поленитесь объяснить значение слова.

6. Старайтесь избегать канцеляризмов и длинных сообщений. Краткость — сестра таланта. Чем проще ваше сообщение, тем выше шансы того, что вопрос будет решен в ближайшее время.

7. Смайлики можно использовать не только в личной переписке. Это отличный способ снизить градус напряжения в общении. Здесь главное не перебарщивать – сердечки и бантики лучше приберечь для близких.

8. Перед отправкой уделите пару минут для прочтения сообщения. Убедитесь, что все слова и знаки препинания стоят в правильном порядке, как вы и планировали. Сегодня в крупных приложениях, как Viber, есть функция автозамены, но она не даёт право забывать о грамотности.

9. Если же вы всё-таки заметили ошибку в сообщении после отправления, не удаляйте его. Уведомление «удаленное сообщение» может вызвать недопонимание. Лучше исправить текст с помощью функции «редактировать».

10. После отправки сообщения не стоит сразу же писать еще раз и настаивать на срочном ответе. Поверьте, собеседник сам хочет поскорее решить вопрос, но не всегда это бывает возможно. Дайте человеку время изучить ситуацию. Спешка никогда ни к чему хорошему не приводит.

11. Всегда отвечайте на сообщения. Даже если диалог зашёл в неприятное для вас русло, не стоит оставлять вопрос нерешенным. Постарайтесь предоставить всю необходимую информацию, чтобы стороны смогли прийти к взаимопониманию.