Йога через интернет, флешмобы и юмор: как бизнес переходит на дистанционную работу

С понедельника в Украине действует карантин в связи с опасностью распространения коронавируса COVID-19. На такой режим работы перешли не только работники креативных индустрий, но также продуктовые сети, например, бэк-офис сети магазинов «КОЛО» и «Фоззи Групп».

«Рубрика» на примерах рассказывает, как компаниям удалось наладить удаленную работу и какие инструменты они для этого используют.

Логистика в условиях карантина

Компания Dеlfast занимается производством электробайков и поставками из интернет-магазинов. Она перешла на удаленный режим еще в пятницу, 13 марта.

Как рассказывает один из соучредителей компании Даниил Тонкопий, для компании переход на такой режим занял один день. Это стало возможным благодаря тому, что процессы в компании настроены онлайн. Для общения в Delfast используют Slack и электронную почту, для рабочих задач — Teamwork, рабочую документацию ведут в гугл доках. Для рекламы в компании используют Facebook и Google Ad, а для продаж и общения с клиентами — CRM HubSpot. IP-телефония позволяет не сидеть в офисе, чтобы говорить с клиентами голосом.

«Мы не зависим от бумаг, как, например, государственные предприятия, для которых переход на удаленную работу — это огромный стресс и разработка новых процессов. Фактически, мы и так часто работали удаленно и все уже было настроено«, — объясняет Тонкопий.

Однако важным направлением работы компании является курьерская доставка из интернет-магазинов, не может перейти на удаленный режим работы. Как сообщил другой соучредитель Delfast Сергей Денисенко, курьерское подразделение продолжает работу в обычном режиме с использованием антисептиков и с учетом рекомендаций Минздрава.

Предварительно в компании планируют работать в таком удаленном режиме две недели, но не исключают, что он может затянуться на дольше.

Меняют правила и продуктовые сети. Первые и самые мощные игроки сегмента «магазины у дома» маркеты КОЛО, которые в условиях карантина в который раз чувствуют преимущества своего формата, отправили бэк-офис на дистанционную работу.

«Совещания проводим благодаря skype-связи, контролируем выполнение задач по е-mail, ведь работы сейчас стало еще больше — обеспечить логистику для бесперебойной работы более 100 маркетов. Для самих магазинов максимально усилили меры санитарии», — комментирует маркетинг-директор «КОЛО» Андрей Демьянов.

Так, всем рабочим выдали специальные маски и перчатки, установили дозаторы с антисептиками, вдвое увеличили частоту обработки всех поверхностей специальными средствами, 4 раза в день делают влажную уборку санитарно-гигиеническими средствами. А еще приветствуют безналичную оплату, ведь наличные сейчас — еще один переносчик возможного вируса.

Как на удаленную работу переходят на государственном предприятии

С 13 марта отдаленно работают и 43 работника государственного предприятия Прозорро.Продажи. Как рассказали журналисту «Рубрики» на предприятии, готовиться к работе из дома начали еще задолго до введения карантина.

Там подчеркивают, что онлайн-система аукционов Прозорро.Продажи не требует личного присутствия, поэтому большинство работников имеют возможность работать удаленно. Кроме того, с 10 марта после выходных на предприятии ввели недельный карантин для коллег, побывавших за границей.

С понедельника, 16 марта для совещаний онлайн на предприятии используют приложение Meet от Google, а также Slack для общения и решения рабочих задач.

«Все встречи проводим онлайн, все вопросы оперативно решаются, все работают в штатном режиме, электронные аукционы тоже работают в штатном режиме. Пока все без изменений», — уверяют в Прозорро.Продажи.

Предварительно карантин на предприятии ввели до 3 апреля, но внимательно следят за рекомендациям Минздрава и решениями правительства и продолжат в случае необходимости.

Как превратить работу из дома во флешмоб

В креативном агентстве Banda решили перейти на удаленный режим работы с понедельника, 16 марта.

«Поскольку наша работа на 99% интеллектуальная, мы без лишних сложностей перевели процессы в онлайн. Например, договорились с командой быть на постоянной связи в будни с 10:00 до 19:00. Все поддержали идею обустроить себе дома рабочие места», — рассказали журналисту «Рубрики» в Banda, а один из соучредителей агентства Егор Петров даже придумал флешмоб #карантейбл, призвав всех фотографировать свои домашние рабочие столы.

По рабочим инструментам, то для онлайн встреч и звонков Banda пользуется сайтом ZOOM. Агентство там имеет собственный корпоративный аккаунт. Кроме того, в программе есть возможность создать индивидуальный профиль и вести переговоры со многими участниками в формате видеоконференции.

Для решения насущных задач в Banda уже около двух лет активно используют Slack. Для переговоров в компании еще используют Skype тa Wereby. Это очень удобно и бесплатно.

В случае, если по работе все-таки нужно организовать личную встречу, на ней присутствовали только ключевые члены команды, которых это дело касается. Однако на период карантина стараются избегать таких встреч.

«Мы призвали всех коллег воздержаться от поездок в общественном транспорте и все же соблюдать правила гигиены и оставаться дома, все отнеслись к этому ответственно. Мы не драматизируем, стараемся с юмором ко всему относиться. Не потому, что нам безразлично, а потому что юмор добавляет смелости. Если ты посмеялся над страхом, уже не боишься», — объясняют в Banda.

В таком дистанционном режиме в агентстве планируют работать до конца марта.

Корпоративная йога через интернет

С 16 марта на удаленный режим работы перешли в офисе мобильного оператора Vodafone. Как уверяют в компании, это не заняло много времени, ведь сотрудники компании и не в карантин могли 6 дней в месяц работать из дома.

«Мы давно практикуем и хорошо умеем пользоваться средствами удаленной работы. Рабочие места находятся в облаке на базе собственного дата-центра. Защищенный доступ обеспечен с помощью специализированного программного обеспечения. Сейчас используем Horizon для доступа пользователей к системе. Все системы согласования, сетевые папки с документами, электронный документооборот — все доступно с любого устройства в любом месте«, — объясняют в компании.

Также в Vodafone решили временно отказаться от служебных поездок за границу. Из командировок из Украины оставили только связанные с обслуживанием телеком-оборудования и элементов сети.

Из инструментов для онлайн-встреч в Vodafone используют Skype или ZOOM, для обмена информацией с внешними контактами — гугл диск, а для общения в компании пользуются мессенджерами — Whatsapp, Telegram, мессенджером в Facebook. Для проектной работы в компании используют доски Trello.

Сейчас на удаленный режим перешли 80% работников компании, кроме ритейла. Как уверяют в Vodafone, офисы также работают.

«Кому нужна работа с бумажными документами (не все наши партнеры еще перешли на электронный документооборот) или возможность без детей поработать в тишине, могут приехать в офис автомобилем и работать», — утверждают в компании.

Еще одной из фишек корпоративной культуры Vodafone является утренняя йога в понедельник, среду и пятницу. Однако карантин не стал поводом отказываться от нее — в компании решили йогу тоже перевести в онлайн-режим. Для этого планируется использовать приложение ZOOM.

Продлится карантин в Vodafone до 3 апреля, но в компании не исключают, что он может продолжиться.

Как перевести бизнес на удаленную работу: советы

Однако не все бизнесы имеют возможность быстро мобилизоваться и перевести все процессы в онлайн режим. Владелица консалтингового агентства Manageable Наталья Заверуха рассказала, как в условиях карантина перестроить свой бизнес с наименьшими потерями.

Прежде всего, нужно создать общий календарь для всех, в котором должны быть указаны все встречи, которые продолжаются более 30 минут. Поскольку работники работают онлайн и нет возможности лично подойти и спросить, они должны видеть в календаре друг друга, чтобы быть доступными онлайн в нужное время.

Во-вторых, хотя бы раз в два-три дня, а желательно каждый день проводить онлайн-совещания с руководителями отделов. Это важно, чтобы синхронизироваться, кто каким проектом занимается, что изменилось с момента последней встречи.

В-третьих, научить всех работников пользоваться софтом для онлайн-встреч. Это может быть Skype, ZOOM, какое-то другое приложение. «Это, конечно, стресс, но это надо рассматривать и как возможность освоить новые знания и навыки», — объясняет Наталья Заверуха.

В-четвертых, создать общий чат компании и чаты по направлениям. Перед этим важно договориться о правилах общения в чате, какие вопросы выносятся в общий чат, а какие нужно обсуждать лично.

В-пятых, нужно организовать удаленный доступ к ресурсам компании — облако, VPN для работников компании. Перед этим важно установить нужное программное обеспечение и проанализировать риски информационной безопасности, особенно если используете бесплатные сервисы. Только после этого переносить в облако информацию и документы.

Больше об инструментах перехода на удаленную работу читайте в нашем материале здесь.

Читайте также:

Как бизнес в Украине и мире помогает в борьбе с коронавирусом

Вдохновляющие поступки. Как люди ведут себя во время коронавируса и возвращают веру в добро