Учет ГСМ на предприятии. Как автоматизировать списание ГСМ по путевым листам?

Богдан Петришин

На предприятиях, которые занимаются перевозками или имеют в штате автопарк вопрос учета движения ГСМ стоит очень остро. Владельцу предприятия важно контролировать расход топлива, чтобы не терять деньги.

Расход ГСМ зависит от многих факторов, но есть установленные нормы. Благодаря нормам проще контролировать расход топлива, и ограничить издержки предприятия. Чтобы правильно вести учет ГСМ нужно руководствоваться базовыми линейными нормами (Hs), которые рассчитываются на основании моделей и типов автомобилей, но при этом, также учитывается система нормативов и корректирующих коэффициентов, которые прописаны в Приказе (Нормы №43) Министерства инфраструктуры Украины.

Без расчета нормативного расхода топлива (Qh) вести учет невозможно. Данный показатель рассчитывается для каждого автомобиля отдельно. Он зависит от типа автотранспортного средства (легковой, грузовой, пассажирский, специальный или бортовой). Расчеты производятся по формулам, которые прописаны в п. 4 приложения к Приказу (Нормы №43).

Конечно же, нормативный расход должен корректироваться предприятием исходя из условий эксплуатации автотранспортного средства, ведь расход топлива может увеличиваться и уменьшаться. Это зависит от цикла эксплуатации (городской, трасса), времени года, температуры воздуха, погодных условий и других факторов. Для корректировки Qh в таком случае используют поправочные коэффициенты, которые прописаны в п. 3 приложения к Приказу (Нормы №43).

Кроме того, на предприятиях часто учитываются дополнительные расходы топлива:

• внутригаражные разъезды (до 0,5% от общего объема использованного топлива);
• простои при получении груза или выгрузке, где запрещено выключать двигатель;
• простои в пробках, особенно в холодное время года при работающем обогреве салона (до 5% от базовой линейной нормы расхода на 1 час простоя автомобиля).

Все эти нормы применять вручную достаточно сложно, особенно когда автопарк большой.  Поэтому без использования системы учета автотранспорта не обойтись. Используя исходные данные об автомобилях, данные из путевых листов, система самостоятельно будет рассчитывать, и контролировать расход ГСМ по всем автомобилям на предприятии. Кроме того, система позволяет контролировать износ автомобилей, учитывает пробег, планирует ремонты и ТО, исходя из полученной информации. Предприятию это позволит избежать перерасхода горючего из-за возможных неисправностей автомобилей.

Как происходит списание ГСМ по путевым листам?

В путевых листах обычно фиксируется информация, на основании которой производят последующее списание ГСМ:

• объем топлива в баке/баллоне на момент начала рейса;
• объем дозаправленного топлива во время рейса;
• объем остатка топлива на момент окончания рейса.

Исходя из полученных данных, на основании путевых листов, проводят списание ГСМ с отражением информации в бухгалтерском учете. В системе все операции производятся автоматически, пользователю не нужно производить дополнительные расчеты вручную. Диспетчер вносит информацию из путевых листов в систему и с помощью нескольких кликов проводит необходимые операции. Благодаря использованию системы jSolutions для автоматизации списания гсм по путевым листам вашему бухгалтеру не нужно специально выгружать информацию из модуля Автотранспорт в модуль Бухгалтерия. Все данные будут отображаться в модуле Бухгалтерия автоматически, так как работа в модулях системы jSolutions ведется в единой базе данных.