Систематизація відділу продажів: як вибудувати структуру, яка працює

Відділ продажів — це як годинниковий механізм, де кожна деталь важлива. А коли всі деталі працюють злагоджено, результат завжди відмінний і передбачуваний. Але що робити, якщо ваш «годинник» відстає або й зовсім зупинився?

Багато бізнесів зіштовхуються з проблемою неефективних продажів. Менеджери працюють, але їхні результати посередні, клієнти губляться й прибуток не зростає. Знайомо? Проте є і хороша новина. Правильна систематизація продажів кардинально змінює ситуацію.

Що таке систематизований відділ продажів?

Якщо коротко, то систематизований відділ продажів це такий відділ, де:

1. Чітка структура: кожен співробітник знає свою роль. Є менеджери для пошуку нових клієнтів, а є і ті, хто працює з постійними замовниками. Кожен розуміє, за що відповідає.
2. Зрозумілі процеси: є чіткий план дій для різних ситуацій. Наприклад, як вести переговори, як оформляти замовлення, як розв'язувати проблеми клієнтів.
3. Єдині стандарти: всі працюють за однаковими правилами. Це стосується спілкування з клієнтами, оформлення документів, звітності.
4. Автоматизація: використовуються спеціальні програми, як CRM, для обліку клієнтів, аналізу продажів, планування роботи.
5. Навчання та розвиток: співробітники постійно вчаться новому, беруть участь у тренінгах, обмінах досвідом.
6. Вимірювані результати: чітко визначені KPI, що вважаються успіхом. Є показники, за якими оцінюють роботу кожного менеджера і всього відділу.
7. Прозора мотивація: всі розуміють, як і за що отримують зарплату та бонуси.
8. Командна робота: співробітники допомагають один одному і працюють на спільний результат.
9. Постійне вдосконалення: відбувається регулярний аналіз роботи відділу і вносяться покращення.
10. Орієнтація на клієнта: вся робота налаштована так, щоб максимально задовольнити потреби клієнтів.

В такому відділі дні не схожі на хаотичну біганину. Адже систематизація відділів продажу означає чітку, продуману роботу, де кожен знає, що і навіщо він робить. Це допомагає продавати більше, ефективніше і з кращими результатами для компанії.

Як вибудувати структуру відділу продажів, яка працює

Створення робочої структури відділу продажів — це як зведення міцного будинку. Потрібен хороший фундамент, правильні матеріали і чіткий план. Тому краще з таким завданням звертатися до професійних команд, як, наприклад, Raketa prodazh, які вже мають досвід та успішні кейси з побудови відділу продажів у різних нішах бізнесу.

Загалом для побудови відділу продажів знадобиться декілька основних кроків та рекомендацій.

Аудит поточного стану відділу продажів

Перевірте, скільки клієнтів у вас є, як ідуть продажі, які проблеми виникають найчастіше. Це допоможе зрозуміти, з чим потрібно працювати. Включає:

• Аналіз продажів за останні 6-12 місяців
• Оцінку ефективності кожного менеджера
• Аналіз клієнтської бази
• Перевірку інструментів та процесів

Як правильно визначити цілі відділу продажів?

Ваші цілі мають бути конкретними (наприклад, «збільшити продажі на 20% за рік»), вимірюваними і досяжними. Важливо, щоб усі в команді розуміли ці цілі.

• Використовуйте методику SMART (конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні, обмежені в часі)
• Узгоджуйте поточні цілі з загальними цілями компанії
• Встановіть як кількісні, так і якісні цілі

Основні етапи процесу продажу

У вас є певні кроки: пошук клієнтів, перший контакт, презентація товару, робота з запереченнями, угода та подальше обслуговування клієнта. Важливо, щоб кожен етап був чітко описаний, а саме детально пропишіть, як відбуватимуться та які результати мають принести:

• Пошук та кваліфікація лідів
• Перший контакт та виявлення потреб
• Презентація рішення
• Робота із запереченнями
• Закриття угоди
• Післяпродажне обслуговування

Розподіл ролей і відповідальностей у відділі

Хтось шукає нових клієнтів, хтось працює з постійними, а хтось займається великими корпоративними замовленнями. Кожен ваш працівник повинен чітко знати свої обов'язки. Наприклад, визначте такі ролі, як:

• Менеджери з пошуку нових клієнтів (хантери)
• Менеджери по роботі з існуючими клієнтами (фармери)
• Менеджери по роботі з ключовими клієнтами
• Технічні консультанти
• Керівник відділу продажів

Адаптація нових співробітників: як допомогти їм швидше увійти в роботу?

Створіть програму навчання, призначте наставника, дайте час на ознайомлення з продуктом та процесами. Важливо, щоб новий співробітник відчував підтримку. Це може включати:

• Програму онбордингу на 1 місяць
• Призначення наставника
• Навчальні матеріали та тести
• Поступове збільшення навантаження

Як контролювати роботу відділу продажів?

Визначте ключові показники ефективності (KPI): кількість дзвінків, зустрічей, укладених угод. Використовуйте CRM-системи для збору даних. Регулярно проводьте зустрічі для обговорення результатів. Подумайте про:

• Щоденні 15-хвилинні летючки
• Щотижневі звіти по KPI
• Щомісячні індивідуальні зустрічі з кожним менеджером
• Використання CRM для відстеження активностей

Матеріальна і нематеріальна мотивація

Гроші важливі, але не тільки вони мотивують команду. Створіть систему бонусів за досягнення цілей, але не забувайте про нематеріальну мотивацію: визнання успіхів, можливості для розвитку, хорошу атмосферу в колективі. Сюди належить:

• Базова зарплата + % від продажів
• Бонуси за перевиконання плану
• Конкурси з цінними призами
• Можливості навчання та розвитку
• Публічне визнання досягнень

Оцінка та внесення коректив

Регулярно аналізуйте результати, питайте думку співробітників, будьте готові змінювати те, що не працює. У цьому допоможе:

• Щоквартальний аналіз результатів
• Опитування співробітників та клієнтів
• А/В тестування нових підходів
• Регулярний перегляд та оновлення процесів

Побудова ефективної структури відділу продажів — це постійна робота. Але якщо ви приділите цьому достатньо уваги, ваш відділ продажів стане потужним двигуном для росту для всієї компанії.

Систематизація як інвестиція в майбутнє вашого бізнесу

Систематизація продажів, яку у своїй роботі застосовують професійні команди, як та ж Raketa prodazh, впорядковує процеси у компанії й допомагає працювати ефективніше. Коли все систематизовано, працівники витрачають менше часу на рутину й можуть зосередитись на важливих завданнях.

Систематизація відділу продажів зменшує кількість помилок. Адже коли є чіткі процедури, менше шансів щось забути чи зробити неправильно. Крім того, вона полегшує навчання новачків. Їм легше зрозуміти, як працює компанія.

Систематизовані процеси легше автоматизувати. Це економить час і гроші в майбутньому. Впорядкована робота допомагає швидше знаходити проблеми та розв'язувати їх.

Також систематизація робить бізнес більш стабільним і він менше залежить від окремих людей.

Тож інвестиція в професійну систематизацію відділу продажів зараз окупиться зростанням і розвитком бізнесу потім.

На правах реклами