Как электронные документы способствуют реинтеграции ветеранов: опыт Ветеран Хаб

Как Ветеран Хаб начал работать удаленно, наладил процессы в условиях полномасштабного вторжения и сэкономил время и ресурсы благодаря электронному документообороту (ЭДО), рассказывает Холодило Инна Владимировна, бухгалтер Veteran Hub.

Какая проблема?

Ветеран Хаб был основан в 2018 году. Сначала весь кадровый документооборот мы вели в бумажном виде. За два года до полномасштабного вторжения у нас накопилось немало папок, ведь некоторые документы нужно хранить 75 лет. А после 24 февраля 22 года мы начали временно для Киевского офиса работать дистанционно. Поэтому потребность внедрить ЭДО возникла очень остро.

Какое решение?

В этот период мы решили полностью внедрять электронный документооборот. Некоторые документы и сейчас остаются в бумаге, но их становится все меньше, и мы планируем впоследствии полностью от них отказаться.

Конечно, на первых этапах были трудности. Любой человек воспринимает новшества с частью внутреннего сопротивления. Возникают вопросы: как это работает? Мы разработали отдельные инструкции с пояснениями, чтобы нашим сотрудникам было проще. Для большинства работников ЭДО стал облегчением, ведь обеспечил возможность работать не только дистанционно, но более эффективно. Сейчас большинство наших сотрудников имеют КЭП. Когда приходят новые кадры – мы сразу же оформляем цифровую подпись.

Кроме того, мы просим наших контрагентов пользоваться «Вовремя». Доноры тоже довольно положительно восприняли внедрение ЭДО, ведь это значительно облегчило отчетность фонда. Мы не распечатываем отчеты, а представляем их в электронном варианте. На это уходит гораздо меньше времени.

Преимущества ЭДО

• Экономия времени. Мы сохранили много часов как для наших сотрудников, так и для партнеров. Раньше мы специально просили руководительницу нашей организации, чтобы она выделяла отдельное время — один или два часа в неделю для подписания бумаг. Теперь это можно сделать в несколько щелчков.
• Сохранение данных. В условиях постоянных обстрелов мы можем быть спокойными при сохранении документов.
• Проходить проверки стало проще. С электронными документами мы даем все данные для проверок гораздо быстрее.
• Возможность работать удаленно. Документы можно подписывать с любой точки мира в любое время

Совет для начинающих или рассматривающих внедрение ЭДО

Для того чтобы эффективно внедрить любое технологическое решение, нужно акцентировать внимание людей на ценности и выгоде, которую они дают для конкретного сотрудника и конкретного рабочего процесса.

Поддержка военных – это чрезвычайно важный для общества процесс. Именно поэтому эту сферу нужно активно цифровизировать и повышать эффективность всех вовлеченных в нее процессов и людей.