Как перевести 80% кадровых документов в ЭДО и спасти работников от бумажной рутины

Эпоха бесчисленного количества бумаг на рабочих столах завершается. Компании автоматизируют рабочие процессы и увольняют время работников для более интересных задач. Как цифровизация влияет на корпоративную культуру компании и помогает бизнесу быть эффективным в сложные времена, рассказывает Виктория Федусенко, HRD компании Mitgo в Украине.

Какая проблема?

Во время пандемии мы столкнулись с проблемой подписания и обмена документами. Переход к дистанционной форме работы заставил нас активно искать сервис, позволяющий своевременно в электронном виде подписывать документы. В то время еще не было эффективного решения на украинском рынке. Мы получали предложения от разных сервисов разработать индивидуальный продукт под запрос. Эта опция нам не нравилась, ведь хотелось получить качественный продукт, уже проверенный опытом и временем.

Какое решение?

Мы вернулись к вопросу внедрения ЭДО во время полномасштабного вторжения. Оценили преимущества и риски, планировали коммуникацию. Нам очень помогли корпоративные ценности компании и инициативность наших сотрудников. Mitgo как представитель IT-сектора всегда открыт к новым решениям. Поэтому автоматизация процессов для нас это инструмент быть более эффективным бизнесом.

После длительных поисков и мониторинга рынка свой выбор остановили на сервисе цифровых решений для бизнеса «Вчасно». Благодаря электронному документообороту компания получила желаемое: своевременную подпись документов, их систематизацию и легкий доступ к архиву в любое время. Автоматизация позволила нам подписывать документы в несколько нажатий.

Этап цифровизации занял более длительный промежуток времени, чем мы планировали. Так как каждый работник компании должен был подготовить перечень документов, загрузить в сервис «Вовремя» и подтвердить их. Но без этого невозможно было начать работу с электронным документооборотом. Мы потратили дополнительное время и ресурсы компании в начале, но в перспективе сэкономили сотни рабочих часов коллегам. Служба заботы Вовремя помогала нам на всех этапах внедрения ЭДО.

Почему это улучшит эффективность бизнеса?

Мы планировали перевести 30 типов документов кадрового и административного учета в электронный формат. Мы диджитализировали 80% кадровых документов: отпуска, ознакомление с организационными изменениями, страхование, перевод на другую должность, административные документы и т.д.

Также компания Mitgo пользуется сервисом защищенных электронных подписей и печатей «Вчасно.КЕП». Цифровизация освободила коллег от бумажной рутины и не отвлекает их от выполнения их непосредственных обязанностей.

Конечно, кадровые документы остаются в бумажном формате, но это лишь малый процент от общего количества, который был до внедрения электронного документооборота. Работники больше не привязаны к офису, если нужно что-нибудь срочно подписать. А еще, самое приятное для компании – это экономия: бумаги, времени и средств.

Цифровизация увеличивает эффективность работы работников, минимизирует ошибки, улучшает сервис для клиентов. Чтобы компаниям успешно отвечать на современные вызовы, необходимо активно внедрять цифровые технологии и интегрировать их в корпоративную культуру.