Как электронные документы помогают собирать миллионы для ВСУ?

С первых дней полномасштабного вторжения Фонд Сергея Притулы начал масштабное собрание для военных. Как электронный документооборот (EDO) ускоряет работу фонда и упрощает процесс помощи нашим защитникам и защитникам?

Об этом сообщил Сергей Евтеев, Финансовый директор Благотворительного фонда Сергея Притулы.

В чем проблема?

Фонд Сергея Притулы работает в нынешнем формате с 24 февраля 2022 года. Именно тогда во второй половине дня нам на счет пришел первый донат на благотворительную помощь для военных.

За это время фонд подстроился и начал активно закупать товары для поддержки Сил обороны. И, конечно, сразу же возник вопрос о том, что мы будем делать с документацией.

Из основания мы работали с бумажными документами. Но в контексте полномасштабного вторжения, воздушных тревог, негативного влияния различных «Саваслейок» и враждебных МиГов процесс растягивается на дне, чем отсрочивает получение донатов.

Какое решение?

Уже в июне 2022 года я инициировал внедрение электронного документооборота через сервис «Время.ЕДО»— как устойчивого и системного инструмента для того, чтобы обмениваться документами с контрагентами. Это также ускорило работу отдела бухгалтерии и получение первичных документов.

Благодаря ЭДО мы получаем:

• договоры по текущим закупкам и хозяйственной деятельности,
• документы по приобретению товаров или услуг — акты приемки-передачи,
• акты предоставленных услуг,
• расходные накладные,
• счета и т.д.

Также мы перевели в электронный документооборот внутреннюю документацию и письма контролирующим органам.

Мы настроили и возможности безопасности: подписант не может подписать договор, пока его не согласует наш юрист или бухгалтер. Так мы обезопасили себя от ситуаций, когда мы могли бы подписать некорректный документ.

Некоторые документы мы все еще подписываем в бумажном виде. Чаще всего это связано с тем, что контрагент не работает с электронным документооборотом или работает с другим электронным сервисом.

К сожалению, не все наши партнеры понимают, что документ, который подписали во «Вовремя», имеет такую же юридическую силу, как и документ, который подписали физически. Поэтому мы часто параллельно проводим консультационную работу и активизируем этот процесс.

Наши же сотрудники, непосредственно работающие с партнерами, заметили, что внедрение ЭДО значительно ускорило их работу.

На первом этапе внедрение ЭДО мы сразу же присоединили ответственных лиц и показали им все инструменты и возможности сервиса. Провели разъяснительную работу для коллег, даем друг другу какие-то подсказки, пошаговые инструкции.

На втором этапе отсортировали все документы по ярлыкам, касающимся конкретного проекта, направления или блока работы.

Как это работает?

Электронные документы значительно ускорили собрание для военных

«На месть» — это сбор, в котором мы максимально привлекли сервис «Вовремя». Тогда за сутки нам удалось аккумулировать 352 млн грн.

В первые часы после обстрелов Киева в наш отдел партнерств «посыпались» запросы на письма-просьбы о благотворительной помощи. Большинство получили через «Вовремя».

Залогом быстрого получения благотворительного взноса стала именно возможность в сервисе ЭДО как можно скорее передать подписанный, юридически и криптографически защищенный документ (в отличие от сканированных копий, которые можно скомпрометировать).

Скорость. Наибольший эффект — это то, что наши коллеги из отдела бухгалтерии получают документы быстро и в том виде, который необходим для учета. Документ лежит в безопасном хранилище и тот, кому это нужно, получает доступ к нему.

Например, когда донору нужен оригинал письма, — в аналоговом варианте нам нужно было бы его распечатать, подписать, поставить печать, отнести на почту, ждать доставки. .. И это гигантское количество времени, за которое донор не может внести нам вклад. Поэтому электронный документооборот значительно ускоряет работу со сбором средств и, конечно, ускоряет достижение нашей цели.

Автоматизация процессов. Сейчас мы работаем над автоматической загрузкой документов в наши закрытые облачные сервисы, что будут доступны тем коллегам, которым это необходимо.

Обмен документами с зарубежными партнерами. ЭДО для нас удобнее бумажных документов, потому что с помощью него мы можем быстро подписывать документы и с зарубежными партнерами.

Без привязки к локации. Также для нас использование ЭДО важно тем, что мы не привязаны к месту работы. Мы понимаем, что если вдруг произойдет так, что нам нужно будет переехать в другой город всей командой, с документооборотом сложностей не возникнет.

Качественное сотрудничество внутри команды. Кроме того, использование ЭДО помогает нам качественно сотрудничать внутри команды, в частности, с нашим отделом партнерств. Наша коллега работает в Нидерландах, и хотя она часто приезжает в Украину, но большую часть своей работы проводит за границей. И ей не нужно постоянно просить коллег, чтобы они распечатали на бумаге договор, отнесли его на подпись руководителю, затем отправили по почте. Она просто скачивает документ во «Вовремя», юрист это согласовывает и я подписываю. Все.

Благодаря электронному документообороту у нас нет границ. Поэтому этот сервис позволяет упрощать и нашу внутреннюю жизнь также, не нагружая руководителей подразделений.

Напомним, что Всемирный Конгресс Украинцев и Благотворительный фонд Сергея Притулы, в сотрудничестве с Конгрессом Украинцев Канады и Украинским Конгрессным Комитетом Америки, завершили благотворительный тур «Непобедимые, когда объединенные – Invincible When United» по восточным регионам Канады и США и собрали почти $1,2 млн на закупку бронемашин для разминирования Украины.

Кроме того, как писала Рубрика, на собранные в эфире Нацотбора Евровидения 2024 средства Суспильне и Фонд Притулы передали оборудование для гуманитарного разминирования.