Как архивируют документы в Украине?

Огромные помещения с горами желтых бумажек от пола до потолка уходят в прошлое. Теперь архивировать и хранить документы помогают работе. Как это работает в производственных компаниях, рассказала финансовый директор "Пуратос Украина" Алла Черкез на четвертом всеукраинском форуме "Бизнес без бумаги".

В чем проблема?

У нас возникла необходимость хранения документов на собственном сервере. Puratos – международная компания, которая предлагает комплекс ингредиентов для хлебопекарной, кондитерской и шоколадной промышленности. Соответственно, мы имеем огромное количество бумаг, которые необходимо перевести на хранение в цифровом формате.

Какое решение?

Мы нашли решение архивировать документы онлайн с помощью робота. Это позволяет оптимизировать время и ресурсы сотрудников. Именно робот помогает оптимизировать рутинную работу и фактически освободить от этих процессов человека. Также он может работать круглосуточно 7 дней в неделю.

Как это работает?

Как происходит архивация документов с помощью робота?

Сам процесс архивации документов с сервисом цифровых решений для бизнеса "Вчасно" базируется на трех критериях: вид документа (внутренние, выходные или входные), период (обычно за основу берем месяц) и дополнительный параметр (Готов к архивированию) Варианты: Да, Нет ", "Архивировано роботом").

Процедура архивирования с помощью робота включает 3 этапа:

Этап 1 – первая проверка документов

На этом этапе происходит создание робото-реестра и внесение дополнительного параметра ("Готов к архивированию", изменение статусов документов на "Да" или "Нет" в срок). ", "На согласовании", "Отклонено" и др.)

В этот период происходит отправка напоминаний подписантам, а также – отправка напоминаний инициатору о документах, которые не обработаны во время по сценариям и не имеют подписантов)

Этап 2 – повторная проверка документов (за две-три недели после первоначального запуска работы)

Если есть неподписанные документы, которые можно архивировать или отклонить, их можно обработать вручную – поставить статус «Да» или «Нет». После 3-го напоминания робот обращается к администратору.

Этап 3 – архивация

1. Создание реестра в месяц
2. Создание архива каждого документа
3. Внесение параметра в срок «Архивировано роботом»

Возможности работы не ограничиваются только процессом архивирования. Сейчас работаем над автоматизацией проверки командировочных документов. Так что спектр таких технологий достаточно широк и открыт для инноваций.