Як перевести 80% кадрових документів в ЕДО та врятувати працівників від паперової рутини

Епоха незліченної кількості паперів на робочих столах завершується. Компанії автоматизують робочі процеси та звільняють час працівників для цікавіших завдань. Про те, як цифровізація впливає на корпоративну культуру компанії та допомагає бізнесу бути ефективим у складні часи, розповідає Вікторія Федусенко, HRD компанії Mitgo в Україні.

Яка проблема?

Під час пандемії, ми зіштовхнулися з проблемою підписання та обміну документами. Перехід до дистанційної форми роботи змусив нас активно шукати сервіс, який дозволив би своєчасно в електронному вигляді підписувати документи. У той час ще не було ефективного рішення на українському ринку. Ми отримували пропозиції від різних сервісів розробити індивідуальний продукт під запит. Ця опція нам була не до вподоби, адже хотілося отримати якісний продукт, вже перевірений досвідом та часом. 

Яке рішення?

Ми повернулися до питання впровадження ЕДО під час повномасштабного вторгнення. Оцінили переваги та ризики впровадження, планували комунікацію. Нам дуже допомогли корпоративні цінності компанії, а також ініціативність наших співробітників. Mitgo, як представник IT-сектору, завжди відкритий до нових рішень. Тому автоматизація процесів для нас — це інструмент бути більш ефективним бізнесом.

Після тривалих пошуків та моніторингу ринку, свій вибір зупинили на сервісі цифрових рішень для бізнесу «Вчасно». Завдяки електронному документообігу, компанія отримала бажане: своєчасний підпис документів, їх систематизацію та легкий доступ до архіву у будь-який час. Автоматизація дозволила нам підписувати документи у кілька натискань.

Етап цифровізації зайняв довший проміжок часу, ніж ми собі планували. Позаяк, кожен працівник компанії мав підготувати перелік документів, завантажити до сервісу «Вчасно» та підтвердити їх. Але без цього не можливо було почати роботу з електронним документообігом. Ми витратили додатковий час та ресурси компанії на початку, але у перспективі заощадили сотні робочих годин колегам. Служба турботи «Вчасно» допомагала нам на всіх етапах впровадження ЕДО.

Чому це покращить ефективність бізнесу?

Попередньо ми планували перевести 30 типів документів кадрового та адміністративного обліку в електронний формат. Ми диджиталізували 80% кадрових документів: відпустки, ознайомлення з організаційними змінами, страхування, переведення на іншу посаду, адміністративні документи тощо. 

Також, компанія Mitgo користується сервісом захищених електронних підписів і печаток «Вчасно.КЕП». Цифровізація звільнила колег від паперової рутини та більше не відволікає їх від виконання їх безпосередніх обов'язків.

Звичайно, залишаються кадрові документи у паперовому форматі, але це лише малий відсоток від загальної кількості, який був до впровадження електронного документообігу. Працівники більше не прив'язані до офісу, якщо потрібно щось терміново підписати. А ще, найприємніше для компанії — це економія: паперу, часу та коштів. 

Цифровізація підвищує ефективність роботи працівників, мінімізує помилки, покращує сервіс для клієнтів. Аби компаніям успішно відповідати на сучасні виклики — необхідно активно впроваджувати цифрові технології та інтегрувати їх у корпоративну культуру.