Успіх проекту з автоматизації починається з діагностики
Фото unsplash.com
Внедрение любых изменений в работающей компании, особенно если она на рынке не один год, требует особого подхода. Это вполне справедливо и в отношении автоматизации определенных процессов. Вот только практика показывает, что далеко не все руководители понимают, с чего начать и как не допустить ошибок, которые могут привести проект к неудаче. Расставим всё по полочкам.
С чего начать?
Нередко, приходя к заказчику, приходится сталкиваться примерно вот с такой картиной: есть работающий бизнес, который нуждается в автоматизации отдельных участков работы. Руководитель этой компании рассказывает, как было. Затем упоминает, что описывали изменения сами, а во время и после внедрения решения выявили необходимость в доработке, причем на момент встречи есть только примерный перечень «пожеланий» для усовершенствования программы. И, зачастую, подобные рассказы сопровождают следующие вопросы:
- С чего начать?
- Как выбрать систему и технологию?
- Сколько времени займет?
- Описание потребностей — как и насколько детально?
- Нужно ли пересматривать бизнес-процессы?
- Как организовать персонал?
- Как не ошибиться и ничего не пропустить?
- Как выбрать подрядчика?
- Сколько это будет стоить?
Советую начать с диагностики. По мировой статистике, 30% проектов, внедренных без нее, провалились. Не всегда, но в отдельных случаях такая неудача вполне способна глобально и негативно повлиять на весь бизнес.
Вот так схематически выглядят неудачи при внедрении автоматизации без диагностики:
Исходя из этого, необходимость в диагностике становится очевидной. Разделим ее на три этапа:
- Экспресс диагностика: описываем цели и задачи, определяем систему и составляем бюджет.
- Описываем бизнес-процессы: как есть и как будет.
- Спецификация требований: детализируем требования для выбранной системы.
В итоге, компания получает готовое техническое задание для конкретного проекта. Оно же становится основой для проведения тендера и выбора подрядчика для разработки и внедрения программы. Также грамотное ТЗ позволяет приступать к оптимизации бизнес-процессов и установке выбранного решения.
Готовим все нужное для старта
Еще на подготовительном этапе необходимо описать все задачи, которые будут реализованы, а еще — зафиксировать ограничения и показатели, выбрать базовую технологию, определить бюджет и составить дорожную карту.
Это нужно для достижения следующих целей:
- Определение приоритетных модулей для автоматизации.
- Выявление приоритетов по каждому модулю автоматизации и каждому структурному подразделению компании.
- Составление архитектуры IT-решения с учетом гипотез проекта и результатов интервьюирования.
- Описание основных бизнес-процессов к автоматизации в формате «if is» и «to be».
- Создание графика проекта с учетом приоритетов.
- Описание основных модулей по автоматизации в виде технических требований.
- Подготовка устава проекта и рекомендаций по разработке и внедрению системы.
- Рекомендации про реорганизации бизнес-процессов.
Вывод
Клиенты, которые начали автоматизацию именно с диагностики, выделяют следующие ее преимущества для компании:
- четкая формулировка особенностей и потребностей бизнеса до внедрения;
- полный список бизнес-процессов компании;
- составлен план работ и установлены сроки;
- получен точный, а не приблизительный бюджет;
- чистая оптимизация процессов;
- возможность менять подрядчиков в любой момент;
- грамотно составленные описания для проведения тендера;
- рекомендации по реорганизации бизнес-процессов.
