Як ефективно залучати грантові кошти: конспект з тренінгу Львівського медіафоруму

Після 24 лютого на ринку грантів з'явились нові тренди, на які медіа варто звернути увагу, щоб адаптувати під них свої плани та стратегії. За останні два з половиною роки на ринок вийшли нові донори та збільшили обсяг фінансування. Виділялися десятки мільйонів доларів на медійний ринок України, утворились нові фундації.

"Ми також відчули це на своєму досвіді. Ті, хто раніше не працював із донорськими програмами, а радше покладався на бізнесову модель, звернув свою увагу на гранти  й скористався тими можливостями, які пропонує донорський ринок. Хто вже мав цей досвід і мав налагоджені стосунки з донорським середовищем, також відчули це через збільшення можливостей та фінансування", — говорить Ольга Мирович.

У чому проблема?

Грантова підтримка для регіональних медіа є чи не основним джерелом фінансування. Тож розуміння трендів на донорському ринку, допомагає медіа знайти свого донора та врахувати всі його особливості під час написання грантової заявки. Не врахувавши це, медіа ризикує не отримати грант та залишитись без фінансування, що ставить під загрозу існування редакції. 

Яке рішення?

Потрібно спілкуватися з донорами та деколи прямо запитувати, який у них фокус уваги. Варто орієнтуватись в тому, де перетинаються пріоритети донора та потреби редакції, і вже відштовхуючись від цього, працювати над грантовими заявками. Далі — більше про тренди і про те, як знайти золоту середину між пріоритетами та потребами.

Що сьогодні в трендах?

Фізична, цифрова безпека і психологічна стійкість є важливим фокусом донорської уваги. Навіть якщо донор фінансує розбудову інноваційних моделей, він все одно рекомендує включати частково витрати на підтримку психологічної стійкості, цифрової безпеки редакції. Також для медіа, які працюють ближче до лінії зіткнення, є багато можливостей подбати завдяки донорам про свою фізичну безпеку.

Географічний пріоритет для донорів також змінився. Багато донорських програм спрямовані на медіа, які працюють вздовж лінії зіткнення або в регіонах, де є деокуповані території.

"Цей тренд не є новим для України, бо, зрештою, починаючи з 2014 року, ми також бачили велику кількість програм, спрямованих на області на півдні та сході України. Зараз цей регіон розширився", — каже експертка.

У 2022 році донори фокусувались на екстреній підтримці медіа, але починаючи з 2023 року, фокус уваги змістився, і тепер вони надають перевагу інноваціям та стратегічному розвитку. Донори шукають рішення, які допоможуть стійким медіа стати ще стійкішими, а тим медіа, які мають ідеї для трансформації — втілити їх. 

"Пропонувати довгострокове бачення і бути тими, хто пропонує рішення, а не чекає ці рішення від донорів — це велика конкурентна перевага", — пояснює Ольга.

Ще одним трендом у донорському полі підтримки медіа є посилення спільнот. Часто локальні медіа роблять роботу чиновників: вони збирають та систематизують життєво необхідну інформацію для локальної громади. Наприклад, де у місті є облаштовані укриття, в якому стані перебувають приміщення під укриття у школах, де є джерела питної води, де можна отримати гуманітарну допомогу тощо. Така систематизована інформація слугує для громад джерелом прийняття рішень. Це є доданою вартістю для локальних медіа і розширює його роль до фактичного провайдера рішень. Це важливо враховувати й використовувати при фандрейзингу. 

"Медіа зараз — це трішки більше, ніж медіа. Не кажучи вже про тих, хто працює для аудиторій, які знаходяться на окупованих територіях. Зрештою, ми знаємо з кейсів Херсонщини, Харківщини, що люди, які були під окупацією, сприймають доступ до інформації таким самим цінним, як, наприклад, доступ до їжі", — переконана Ольга Мирович.

Знайти метч між пріоритетами донора та потребами редакції

Грант – це фінансова підтримка, котру надає донор для втілення певної ідеї та досягнення чітко окресленого результату. Часто медіа бачать отримання гранту як кінцеву ціль своєї роботи. Натомість донори це бачать як трамплін для медіа, щоб ті могли піднятись на рівень вище.

"Тобто не здобути ще більше грантових коштів в майбутньому, а почати працювати без донорської підтримки. І от тут є різниця в цілях і баченнях", — коментує Ольга.

У пошуках метчу медіа, перш за все, потрібно визначитись у таких питаннях: ким ми є? ким ми хочемо/не хочемо бути, що нам потрібно? відмовляючись від чого ми перестаємо бути собою? Золотий стандарт фандрейзингу — це мати своє бачення, шукати можливості, які дозволять це бачення реалізувати.

Важливо ознайомитись з сайтом донора та грантовим оголошенням. Потрібно дослідити місію, цілі та цінності, які ставить перед собою організація. Також можна спробувати отримати фідбек на грантову заявку у донора, це допоможе медіа краще зрозуміти, що донору підходить, а що ні. Просто запитати у донора, що із заявкою так, а що не так, теж хороший варіант. Також можна відвідати семінари та публічні події грантодавця.

Хорошою практикою у пошуках метчу є дослідження попередніх проєктів, які донор вже підтримав. Це допоможе медіа краще розуміти, які проєкти грантодавець готовий профінансувати.

Серед пріоритетів у медіа є реалізація місії та візії з дотриманням його цінностей. Задоволення потреб аудиторії та бенефіціарів теж грає ключову роль. Підтримка розвитку організації та її операційної діяльності також є серед основних пріоритетів редакції.

Підготувати грантову заявку і вижити

Підготовка грантової заявки починається з вивчення грантового конкурсу та проблеми, яку він покликаний вирішити. Далі медіа має зробити SWOT-аналіз у розрізі грантового конкурсу: які є слабкі та сильні сторони, що медіа не вміє чи не знає, які перешкоди можуть бути, через що донор може відхилити грантову заявку. Потім йде формування ідеї проєкту та його ключових пунктів. Після цього відбувається розподіл обов'язків у команді.

Паралельно з написанням різних частин грантової заявки потрібно почати збирати супровідні документи й не відкладати це на останній день. 

"Із мого досвіду, цього не робить майже ніхто, всі супровідні документи збирають в день перед конкурсом. А потім виявляється, що треба було два рекомендаційні листи. Уявіть собі, нам потрібні рекомендаційні листи, дедлайн подачі заявки сьогодні о 18:00. Що ми робимо? Ми йдемо до тих, кого легко дістати, а це означає, що ми отримуємо не найкращі можливі рекомендації, а тільки доступні", — каже експертка.

Далі йде підготовка бюджету, написання і синхронізація розділів описової частини. Підготовка бюджету допомагає прикинути, скільки коштуватиме один матеріал, скільки редакції обійдеться відрядження, дизайн, просування.

"Тоді ви розумієте, скільки в заявлений бюджет, відмінусуючи адміністративні видатки і витрати на офіс, ви зможете вмістити матеріалів і чи поміститься вам ще, наприклад, компонент із просування промоції цих матеріалів, чи це вже все. Прикидка бюджету дає дуже багато даних для підготовки самої описової частини грантової заявки".

Після цього відбувається написання і синхронізація розділів описової частини. Грантову заявку не обов'язково пише одна людина, її можуть писати різні люди залежно від експертизи. На цьому етапі потрібно пересвідчитися, що у всіх розділах вжиті однакові назви для тих самих активностей. Наприклад, в комунікаційній частині і в частині, де медіа описує результати, вказані ті самі показники. Навіть якщо грантову заявку пише одна людина, все одно варто зробити синхронізацію розділів. 

Для синхронізації заявки дуже важливо запам'ятати один момент: не можуть різні розділи заявки вирішувати різні проблеми. 

"Наприклад, ми декларуємо, що проблемою, яку ми хочемо вирішити, є підвищення громадянської свідомості. А в результатах у нас 15 матеріалів і нічого про підвищення громадянської свідомості. Тобто, якщо ми не згадали, як ми, зрештою, змогли цього досягнути, то це несинхронізовані між собою розділи заявки", — пояснює Ольга.

Грантову заявку потрібно вичитати. В ідеалі це має зробити людина, яка не писала цю заявку. Хорошою практикою буде попросити цю людину переказати вам вашу грантову заявку. Якщо ця людина переказує її з прогалинами або говорить щось не те, що ви мали на увазі при написанні заявки, значить у ній є прогалини, які потрібно заповнити.

Одним з фінальних етапів  є формування аплікаційного пакту. Це не тільки зведення всіх документів та файлів, які потрібно надіслати донору. Варто повернутись до умов грантового конкурсу, передивитися всі вимоги й перевірити, чи всі файли їм відповідають. Після цього грантовий пакет можна вважати сформованим. Тоді медіа надсилає заявку донору.

Донор може повернутись до вас за уточненнями, проханнями щось додати або пропозиціями внести зміни. Після завершення всіх етапів медіа очікує на рішення від донора. 

Останнім пунктом у підготовці грантової заявки є ретроспективний аналіз процесів та формування гайдів на майбутнє. На це редакціям не вистачає часу, але варто подивитися на себе збоку. Зрозуміти, де були допущені помилки, де було важко, а де, наприклад, щось не встигли зробити або не врахували чогось. Слід зробити для себе перелік вдалих практик або чек-лісти у підготовці грантової заявки. 

Для якісної підготовки грантової заявки потрібно персоналізувати ідею під пріоритети і бачення донора. Провести паралелі між пріоритетами донора та цілями й досвідом організації. Варто узгодити між собою проблему, цілі, завдання, активності, продукти, результати й очікуваний вплив. Рекомендується використовувати лексику донора і, навпаки, не використовувати суб'єктивні оцінки та мінімізувати вживання якісних прикметників. В бюджетуванні грантової заявки потрібно опиратися на сталі ставки та ринкові ціни.