Як вести ділове листування: 11 правил мережевого етикету від Viber

Згідно з дослідженням Kantar, найпопулярнішим додатком серед українців став додаток для обміну повідомленнями Viber. Він встановлений на 96,2% смартфонах. Причина популярності платформи доволі проста: це швидкий, безпечний і зручний спосіб спілкування. За його допомоги набагато зручніше підтримувати контакт на відстані та в умовах високої завантаженості.

Бізнес починає стрімко використовувати додатки для обміну повідомленнями у своїй роботі. Захист наскрізним шифруванням за замовчуванням, як у Viber, може вберегти листування від втручання і розсекречення. Співробітникам комфортніше спілкуватися в тому середовищі, до якого вони звикли. Кілька чатів в одному місці дозволяють швидко змінювати діалоги та не витрачати час на пошук контакту або повідомлення. Листування у додатку гарантує все це. А щоб комунікація була більш ефективною, ми виокремили певні правила, які дозволять вам краще вести ділове спілкування у чатах.

1. Перш ніж почати листування, поцікавтеся, у який час співрозмовнику буде зручно з вами спілкуватися. Сьогодні робочий графік може відрізнятися не тільки в різних компаніях, а й у колег з одного відділу. Тому, щоб уникнути неприємних ситуацій і робочих розмов в особистий час, варто запитати, коли людина може бути на зв'язку.

2. Не використовуйте голосові та відеоповідомлення під час ділового листування. Це незручно не тільки для співрозмовника, але і для вас. У месенджерах є функція пошуку за ключовими словами. Вона не поширюється ні на голосові, ні на відеоповідомлення. Тому якщо вам треба буде знову повернутися до якоїсь теми, ви можете її просто не знайти.

3. Сьогодні додатки для обміну повідомленнями пропонують таку функцію, як секретні чати. Так, наприклад, у Viber можна обмінюватися особистою інформацією без страху, що її хтось побачить. Адже такий діалог можна переглянути, лише ввівши необхідний PIN-код у пошуковий рядок. Для обміну конфіденційною інформацією такий формат може бути відмінним рішенням.

4. Обдумайте тему і текст заздалегідь. В одному повідомленні може обговорюватись тільки одна тема. Десяток різних повідомлень на одну тематику або, навпаки, одне повідомлення з низкою запитань може викликати не лише плутанину, але і неприємності.

5. Використання фахової лексики також може викликати непорозуміння. Ви можете бути експертом у певній області та знати різну термінологію, але не завжди співрозмовник володіє такими самими знаннями. Навіть незначний термін може викликати неприємні наслідки. Щоб цього не сталося, не використовуйте складні або вузькоспеціалізовані терміни. Якщо ж використання терміна не уникнути, не полінуйтеся пояснити значення слова для співрозмовника.

6. Намагайтеся уникати канцеляризмів і довгих повідомлень. Лаконічність — сестра таланту. Чим простіше написано ваше повідомлення, тим вищі шанси того, що питання буде вирішене найближчим часом.

7. Смайлики можна використовувати не лише в особистому листуванні. Це відмінний спосіб знизити градус напруги у спілкуванні. Тут головне не впадати у крайнощі — серденько і бантик краще приберегти для найближчих.

8. Перед тим, як надсилати, приділіть пару хвилин для прочитання повідомлення. Переконайтеся, що всі слова і розділові знаки стоять в правильному порядку, як ви хотіли. Сьогодні у розвинених додатках, як Viber, є функція автозаміни, але вона не дає право забувати про правопис.

9. Якщо ж ви все-таки помітили помилку в повідомленні після того, як надіслали його, не видаляйте. Сповіщення «видалене повідомлення» може викликати непорозуміння. Краще виправити текст за допомогою функції редагування.

10. Після надсилання повідомлення не варто відразу ж писати знову і наполягати на терміновій відповіді. Співрозмовник сам хоче якнайшвидше розв'язати питання, але не завжди це буває можливо. Дайте людині час вивчити ситуацію. Поспіх ніколи ні до чого доброго не приводить.

11. Завжди відповідайте на повідомлення. Навіть якщо діалог викликає у вас негативні почуття, не варто залишати питання невирішеним. Намагайтесь надати всю необхідну від вас інформацію, щоб сторони змогли прийти до спільного висновку.