Як підготувати якісну грантову заявку: конспект із тренінгу Львівського медіафоруму

У чому проблема?

Написання грантових заявок займає великий пласт роботи у медіа і без цього ніяк не обійтись. Та трапляється, що через неправильно побудовану роботу із заявками донори просять їх допрацювати або й взагалі відмовляють. А через неправильно розписаний бюджет проєкту вже під час роботи над ним може виявитись, що коштів не вистачає. Це ставить під ризик фінансування медіа і взагалі його існування.

Яке рішення?

Аналіз роботи над попередніми заявками та врахування минулих помилок допоможе редакції краще випрацювати роботу із грантовими заявками. Доброю практикою у цьому буде складання чек-лістів, за якими можна проглянути заявку перед надсиланням донору і ще раз все перевірити.

Про базову поетапну роботу над грантовою заявкою ми писали у попередньому конспекті. Тут розглянемо більше лайфхаки, які стануть у пригоді редакціям у роботі з грантами.

У багатьох редакціях написанням грантової заявки займається одна людина. Цей процес можна зробити командною роботою, де кожен та кожна мають свою зону відповідальності.

Першим кроком буде визначення відповідального за аплікаційний процес. Завданням цієї людини є координування роботи над заявкою. Вона не робить все своїми руками, не вирішує все за всіх, але вона слідкує за тим, щоб команда йшла в тому напрямку, який приведе до цілі — подання грантової заявки.

Наступний етап — це підготовка покрокового планування роботи над заявкою. Це може зробити відповідальний за аплікаційний процес або команда спільно. Після цього команда розподіляє обов'язки між собою та встановлює дедлайни.

"Якщо ви не домовитеся, до якого дня і до котрої години кожен із пунктів має бути виконаний, ви з великою ймовірністю не отримаєте нічого. Або ви опинитесь в ситуації, коли хтось щось не зробив чи не знав, що це треба вже, і ви будете тією людиною, яка з сьогодні на завтра готує все не зроблене іншими колегами", — каже Ольга.

У підготовці грантової заявки потрібно узгодити засади й канали комунікації та визначити середовище для спільної роботи над заявкою. Буває, що хтось скидає документ в месенджері, хтось — на пошту чи в телеграмі. І потім одній людині потрібно згадувати, хто що і куди їй скидав, щоб зібрати всі документи. Тому варто обрати одне середовище, наприклад гугл-диск, куди б всі учасники роботи над грантовою заявкою скидали документи. Такий підхід зекономить час і триматиме документи в одному місці, доступ до якого мають всі члени команди.

Щодо комунікації, тут також варто обрати один канал і користуватись ним. Це може бути спеціальний чат для команди, яка працює над заявкою, чи гілка листів, де учасники пишуть актуальну інформацію.

У командній роботі над заявкою потрібно буде не один раз організувати зустріч для всіх учасників аплікаційного процесу. Для них варто буде зафіксувати графік та дотримуватись його. Також перед подачею заявки на зустрічі з командою потрібно ще раз перевірити всі документи, узгодити всі деталі, залучити редактора, щоб той свіжим поглядом проглянув заявку.

"Немає іншого способу навести лад і себе розвантажити, як перерозподілити обов'язки і встановити права. Це дуже ресурсозатратно, коли ви це робите, і дуже економно, коли вже цим користуєтеся", — зазначає експертка.

Можна залучати експертизу членів команди або зовнішніх фахівців. Як приклад, комунікаційний відділ працює над комунікаційною стратегією проєкту. Зовнішні фахівці, які мають експертизу у темі проєкту, можуть дати практичні поради та поділитись своїм досвідом.

Можна подумати над визначенням доданої вартості проєкту. Редакція може подумати, які б результати, окрім прописаних у заявці, вона хотіла б отримати. Як напрацьовані ресурси можна використати для своєї організації і як напрацювання проєкту можуть посилити поточні активності організації або продовжити проєкт.

"Тобто не вигадувати під цього донора щось нове, а придумати, як адаптувати отриману ідею і продовжити той проєкт, який у вас був вже раніше. Наприклад, минулого року, він був успішним і що ви як команда можете з цього взяти", — пояснює Ольга Мирович.

При підготовці заявки варто синхронізувати бюджет проєкту з бюджетом організації. Тобто цифри не беруться нізвідки й потрібно брати річний бюджет і дивитись, які позиції цей проєкт може закрити, кому він може перекрити зарплату на наступні пів року тощо.

"Коли ви маєте бюджет організації, ви набагато краще можете оперувати фінансовими рішеннями, бути більш ефективними в бюджетуванні проєктів і бачити прогалини, які вам потрібно закрити", — пояснює Ольга.

Потрібно провести належну оцінку ресурсів. Вони бувають різними й причина перевантаження редакції полягає в тому, що багато потрібних ресурсів не враховувались під час планування бюджету. Кожен етап проєкту — це час, люди, гроші, партнерства, дані. Може здаватись, що для якогось етапу не потрібні гроші, коли вони насправді потрібні. Без певних даних неможливо почати один з етапів роботи, отже потрібно запланувати, як ці дані дістати. Щоб зібрати їх, потрібна людина, у якої це може зайняти декілька робочих днів. Може виявитись, що для того, щоб все зібрати, потрібен доступ до Youcontrol тощо.

"Не спокушайтеся написати там що-небудь, а вже на етапі реалізації розберемось. Ні, кожен етап — це ресурс", — наголошує Ольга.

У бюджеті проєкту варто прописати зарплати з податками. Податки часто залишаються у категорії невидимих витрат, але це теж ресурс, який потрібно враховувати. До бюджету також входять адміністративні видатки, але їхня частка має бути відносно невеликою, щоб донор мав відчуття, що він витрачає гроші на результат та на активності, а не просто на оплату праці.

"В умовах нашої роботи, аби забезпечити зарплати, не закладайте зарплати журналіста, головного редактора. Закладайте виготовлення контенту, виготовлення матеріалів, створення подкастів. І з тих грошей платіть журналістам. Тоді у донора буде чітке відчуття, що він витрачає гроші на продукт, а не на зарплати", — пояснює експертка.

Непрямі витрати — це ті витрати, які не можуть бути віднесені до конкретного проєкту, але організація повинна їх забезпечувати. Наприклад, прибирання офісного приміщення. Це не можна внести як цільову витрату в жоден проєкт, але це теж витрати. Левова частка донорів, яка дозволяє закладати в бюджет непрямі витрати, не вимагає звітування щодо них. Це гроші, які можуть покривати поточні витрати редакції.

При бюджетуванні важливо дотримуватись прозорої калькуляції. Ставки та ціни повинні відповідати прийнятим в організації та реаліям ринку.

Підтвердити витрати можна документами про прийняті в організації підходи та закріплені ставки. Також попередніми контрактами, рахунками, актами, платіжними дорученнями.

До найпоширеніших причин відмов можна внести невідповідність донорським пріоритетам. Якщо у фокусі уваги донора медіа з прифронтових територій, то львівське медіа не підпадає під донорські пріоритети.

Якщо медіа без потрібного досвіду та профілю подається на грант, який не відповідає цілям організації, у нього менше шансів отримати грант.

"Це дуже видно, коли організація спокушається писати грантову заявку на конкурс, де вона не має ні достатнього досвіду, ні навичок, ні команди, яка це зможе реалізувати, але дуже хоче отримати ці гроші", — уточнює Ольга Мирович.

Донор може відмовити через недотримання технічних вимог написання грантової заявки. Шрифти, кеглі, відступи, назви файлів мають значення.

"Якщо цей бенефіціар не може такого дрібного простежити, то доброго звітування від нього теж скоріш за все не чекати", — говорить експертка.

Відмова у наданні гранту може бути через не чітко сформовану та не детальну пропозицію. До причин відмови також можна додати недостатнє обґрунтування проблеми чи очікуваних результатів, нереалістичне фінансове планування та репутаційні ризики для донора.

Щоб побудувати хороші стосунки з донором, потрібно вивчити ринок донорів та їхні пріоритети. Визначити, чим організація може бути корисною для донора. Можна знайомитись із грантодавцями на подіях та донорських сесіях, а також запрошувати на свої івенти. Потрібно публікувати звіти, статистику та політики організації. Корисною практикою буде попросити донора про зворотний зв'язок чи попросити за потреби поради. І варто пам'ятати, що донори спілкуються між собою і робота з грантами має бути якісною та прозорою.