Як реалізувати проєкти в громадах: 9 кроків, щоб навчитися втілювати ідеї

У ЧОМУ ПРОБЛЕМА?

В умовах війни українські громади стикаються з викликами, які потребують негайного вирішення. Громади змушені адаптуватися до надзвичайних обставин, забезпечувати безпеку та розв'язувати поточні проблеми мешканців. Але водночас українські громади нині мусять розвивати ефективніші методи управління й реагувати на ситуацію, яка постійно змінюється.

ЯКЕ РІШЕННЯ?

Аби досягти результатів та розвиватися навіть під час війни громади сьогодні мають бути ініціативними. Зокрема — самостійно створювати та реалізовувати проєкти в межах своїх територій. Це означає, що жителі громади мають спільно визначати пріоритети та способи розв'язання своїх проблем, а також залучати ресурси та експертну підтримку для досягнення своїх цілей. Такий підхід дозволяє громадам бути більш ефективними та впливовими в умовах війни, сприяє їхньому внутрішньому розвитку і зберігає їхню незалежність у складних обставинах.

Навчитися готувати та реалізовувати якісні проєкти місцевого розвитку допомагає навчальна програма від U-LEAD "Кроки для спеціалістів: Управління проєктним циклом-2023", яка стартувала у вересні цього року. Про те, що вміщує у себе програма, "Рубриці" розповіла експертка U-LEAD Тетяна Татарчук.

ЯК ЦЕ ПРАЦЮЄ?

"U-LEAD з Європою" — це програма співпраці між українським урядом, Європейським Союзом та його державами-членами Німеччиною, Швецією, Польщею, Данією, Естонією та Словенією. Під час війни та відбудови програма надає важливі знання, консультації та обладнання, які допомагають українським громадам впоратися з викликами війни та підсилити їхню стійкість у середній та довгостроковій перспективі. Робота організації сприяє завершенню реформи децентралізації та підтримує Україну в контексті її підготовки до членства в ЄС.

"Сьогодні одним із найбільших викликів для органів місцевого самоврядування є великий обсяг додаткових повноважень та відповідальності, а з іншого боку — відсутність або обмеженість фінансування для реалізації цих повноважень. Прийом та інтеграція ВПО, ліквідація наслідків постійних обстрілів та руйнувань, допомога військовим — це ті напрямки, які додались до звичних функцій місцевого самоврядування, таких як утримання комунальної інфраструктури, надання муніципальних послуг тощо. 

Оскільки кількість викликів зростає, зростає і потреба в пошуку додаткових джерел фінансування для їх протидії. Водночас саме у сфері залучення додаткових ресурсів місцеві ради часто стикаються з проблемою непідготовленості кадрів з розробки та реалізації проєктів розвитку або ж реагування на кризу. Попри великий спектр конкурсних механізмів та донорських організацій, доступних Україні нині, багато фондів залишаються невикористаними саме через слабку спроможність громад працювати з ними", — говорить керівниця Чернівецького регіонального офісу Програми "U-LEAD з Європою", керівниця робочої групи з управління проєктним циклом Тетяна Татарчук

Відповіддю на ці питання стала унікальна навчальна програма "Кроки для спеціалістів. Управління проєктним циклом", яку розробила "U-LEAD з Європою". Програма орієнтована на посадовців, представників комунальних інституцій та громадських організацій. Для кожного з її учасників — це можливість вдосконалити свої знання та навички в проєктному менеджменті, ознайомитися з новітніми підходами та методологією розробки проєктних пропозицій, проаналізувати ключові помилки, які виникають у процесі підготовки та впровадженні проєктів. 

За три місяці в рамках програми лідери 40 громад України зможуть за підтримки експертів пройти шлях від проєктної ідеї до повноцінної проєктної пропозиції. Їх навчать визначати проблему, формувати мету, завдання та результати, планувати заходи та бюджет проєкту. Крім того, учасники опанують науку комбінування "м'яких" та "твердих" складових проєктів, а врешті — презентують свою проєктну ідею потенційним донорам.

Важливою складовою програми є саме практична спрямованість курсу, його орієнтація на реальні проблеми та виклики громад, індивідуальний підхід до кожної проєктної команди громади. Також експерти зорієнтують учасників, які конкретно донорські організації зможуть підтримати конкретний проєкт. 

U-LEAD визначила 9 кроків для спеціалістів проєктних команд з управління проєктним циклом у громадах. Їх важливість в опануванні теорії та практики проєктного менеджменту пояснює експертка програми Тетяна Татарчук.

На цьому етапі тренери допомагають учасникам визначити сутність проєктного підходу. Тут лідери громад вчаться відрізняти проєкти від своєї поточної діяльності. Тренери також зосереджують увагу на тому, що конкретні проєкти в арсеналі громади слід інтегрувати зі стратегією її загального розвитку. І звісно, розглядають питання джерел фінансування, адже один із перших кроків реалізації проєктів у громадах — це зрозуміти, як працюють донорські організації, які тут особливості та як громадам  підходити до пошуку підтримки їхніх проєктів.

"Тут часто у недосвічених виконавців виникає помилка, і вони починають планування проєкту з графіку заходів або ж бюджету. Цей підхід є неправильним", — пояснює Тетяна Татарчук. Уникнути цієї помилки та розпочати проєкт оптимально та ефективно саме й допомагають громадам на цьому етапі навчання. 

Натомість замість того, щоб зосереджуватись одразу на бюджеті чи графіку заходів, громадам радять спершу "копнути глибше". Отож, цей практичний крок присвячений формуванню навичок аналізу проєктного середовища, визначенню потреб та можливостей громади, оточення проєкту та виокремлення цільової групи проєкту. Адже саме такий алгоритм роботи є найпродуктивнішим при формуванні проєкту.

Важливо не лише правильно розпочати проєкт, але й правильно спланувати його подальший розвиток. Логіка проєкту, взаємопов'язаність цілей, завдань, результатів, заходів та індикаторів їх виконання — це найважливіший фактор, що визначає успішність будь-якої проєктної ідеї. Якщо хоча б одна ланка цієї логічної матриці випадає, проєкт, швидше за все, буде нездійсненним. На цьому етапі лідерів громад навчають логіко-структурного підходу до управління проєктами, принципів формування команди проєкту та управління нею. Крім того, саме на цьому етапі визначають підходи до моніторингу та оцінки в проєктній діяльності.

І тут у представників громад виникає неуникне запитання — справді, важливо, щоб цілі, завдання, результати проєкту були взаємопов'язані та відповідали певній внутрішній логіці. Але як їх сформувати? Як з аналізу проблем і потреб громади та середовища майбутнього проєкту, який його менеджери мають провести найперше, вивести конкретну структуру проєкту? Для цього створено четвертий крок у навчальній програмі. 

"Цим кроком ми практично пояснюємо, як перетворювати аналіз проєктного середовища у систему цілей, завдань, результатів та заходів, опрацьовуємо навички формування архітектури проєкту за логіко-структурним принципом", — каже Тетяна Татарчук. 

Пам'ятаєте про помилку багатьох громад у плануванні проєктів — коли вони починають роботу саме з планування бюджету? Насправді ж черга бюджету та ресурсів проєкту приходить лише зараз — під час п'ятого і шостого кроку навчання. На цьому етапі важливо правильно спланувати ресурси для реалізації кожного заходу та сформувати бюджет проєкту. 

"Тут ми вивчаємо поняття ризиків та припущень у проєкті, дізнаємось про типи ризиків та ресурси громади, вивчаємо складові бюджету проєкту", — додає пані Тетяна.

Це також етап, присвячений практичній роботі. На цьому кроці тренери разом з учасниками відпрацьовують специфіку планування ресурсів. Причому йдеться не лише про фінансовий ресурс, але й про ресурси комунікаційні. Отже, на цьому етапі менеджерам проєктів у громадах розповідають про принципи фінансування проєкту, допомагають опанувати навички складання бюджету та планування інформаційно-комунікаційного супроводу проєкту — наприклад, присутності в соцмережах, комунікації з жителями громади та донорами тощо.  

Зв'язок між розробкою та реалізацією проєкту прямий: чим детальніше буде прописано складові проєкту на етапі розробки, тим менше змін доведеться вносити в процесі реалізації, і тим легше буде впроваджувати проєкт. 

"Тому ми вивчаємо основи управління змінами в проєкті, розбираємо етап закриття проєкту та забезпечення його сталості, деталізуємо звітування за проєктом", — розповідає Тетяна Татарчук про цей етап роботи з менеджерами проєктів у громадах.

Хоча кожен проєкт особливий і його втілення теж матиме певні особливості для кожної громади, нерідко лідери громад стикаються зі схожими проблемами під час реалізації. Цей етап навчання присвячено саме типовим помилкам, яких припускаються органи місцевого самоврядування під час реалізації проєктів, щоб учасники навчання могли їх оминути. Саме на цьому кроці тренери програми допомагають визначити причини та наслідки таких поширених помилок та опрацювати способи їх уникнення. 

"Цих навичок теж часто бракує посадовцям органів місцевого самоврядування, тож ми знайомимось із базовими принципами та підходами до презентації та самопрезентації, опрацьовуємо навички пітчингу", — пояснює пані Тетяна. Адже часто саме від презентаційних навичок менеджерів проєктів залежить те, чи отримає громада підтримку на його реалізацію та як його зустрінуть жителі громади. 

Ще більше корисних рішень!

Програми навчання, які від початку повномасштабного вторгнення презентує українцям U-LEAD, розроблені на основі комплексних і постійно оновлюваних тематичних пакетів підтримки, які забезпечують найважливіші навички, необхідні для реагування на виклики сьогодення та відновлення після війни з росією. Як відзначають в організації, в умовах військової агресії проти України та обмеженого бюджетного фінансування в громадах, залучення додаткових ресурсів на проєктній основі набуває важливого значення, особливо враховуючи повоєнні перспективи відбудови.

"Кроки з управління проєктами" — це відповідь на системну потребу громад у посиленні спроможності кадрів з проєктного менеджменту. Якщо для України й далі відкриватимуться нові можливості, європейські інструменти та програми міжнародного співробітництва — навички з управління проєктами стануть просто необхідними в кожній громаді. І саме цього лідерів громад хоче навчити "U-LEAD з Європою" — аби громади могли розвиватися та керувати цим розвитком самостійно.