Як полегшити життя підприємцю: огляд digital-інструментів для бізнесу

Марія Богдановська

🚀Матеріал виходить за підтримки International IT Forum (Запоріжжя, 27 вересня). Дізнайтесь першими про цифрове майбутнє для своїх проектів – замовити квитки тут 🚀

Бізнес — це коли людина створює підприємство, в якому ключові функції виконують інші люди. Задача керівника в такому разі — зробити так, щоб ці люди працювали добре. Бажано — без його участі.

Самозайнятість — це коли людина працює сама на себе і сама виконує ключову роботу на власному підприємстві. 

І бізнес, і самозайнятість потребують ефективної організації процесів у власній справі. Часи блокнотів, тримання всього у своїй голові вже давно пройшли, і менеджерування команди значно полегшили digital-інструменти. Тож давайте розберемося, як побудувати систему роботи та власну продуктивність. За підтримки International IT Forum by Global Genesis ми сформували 5 правил для підприємця, які оптимізують роботу та заощадять час. 

Правило №1 

Сміливо літайте у хмарах. Або хоча б користуйтеся хмарними сховищами

Щоб не прокидатися посеред ночі та гарячково думати, чи зберегли ви той чи інший важливий документ, надавайте доступ до файлів колегам. Це мінімізує затратти часу на обмін інформацією. Хмарні технології на кшталт старого доброго Google Диск (чи DropBox, Mega, iCloud або OneDrivе) не просто стануть у нагоді, а допоможуть ефективно управляти великими потоками документації

Об'єм інформації, яку можна зберігати, суттєво зростає, якщо оплатити підписку. Проте і безкоштовні версії можуть забезпечити від 2 (як у DropBox) до 15 (як у Mega) Гб. А ще в деяких програмах можна обрати більш захищені канали передачі документів. Загалом, інформацію можна приборкати, а час – зберегти. Треба тільки обрати правильну хмаринку.

Правило №2

Трекайте виконання задач своєю командою

Дідівська приказка «хочеш зробити добре – зроби це сам» вже давно втратила свою актуальність. Як би сильно нам не хотілося проконтролювати кожну дрібницю, необхідно вчитися делегувати завдання та довіряти команді. Однак продовжуючи тему фольклору, згадаймо ще одне правило (яке актуальності не втратило): довіряй, але перевіряй. Отже, щоб забезпечити комунікацію між членами команди, наші експерти рекомендують наступні засоби:

1. Slack

Серед переваг – можливість зібрати до купи всю команду та при цьому не тонути в океані повідомлень, до частини яких співробітник не має жодного відношення. Крім того, сюди можна підключати з два десятки сторонніх сервісів, як-от google.drive, asana тощо). До однієї з найбільших переваг Slack також можна віднести можливість створювати так звану нитку бесіди (thread), тобто вибудовувати чат відповідно до конкретної згаданої теми. А тепер давайте пригадаємо: скільки разів нам доводилося гортати кілометри стрічки у пошуках того самого необхідного номеру/адреси/мемчику?

(!) Slack ідеально підійде, якщо Ваша команда налічує до 100 осіб і в ній панує відносно неформальна атмосфера. У випадку, якщо колег більше – навіть у цій програмі буде непросто зберігати порядок серед переписок.

2. Microsoft Teams

Буде ідеальним варіантом, якщо Ваша компанія вже має доступ до пакету Office 365 Business. 

Disclaimer! Ми порівнюємо безкоштовні версії. У цілому месенджер Microsoft Teams інтегрований із зовнішніми сервісами менше, ніж Slack. Однак не його безкоштовна версія. Крім того, вона дозволяє здійснювати пошук по абсолютно всім повідомленням, коли-небудь надісланих у чатах (при вільному користуванні Slack ліміт складає 10 000 повідомлень). Microsoft Teams має вдвічі більше файлове сховище (10 ГБ замість 5 у Slack). У ньому можна створити гостьовий обліковий запис, а ще здійснювати не тільки індивідуальні, а й командні та колективні аудіо-та відеодзвінки. У Microsoft Teams можна одразу коментувати попередні повідомлення, тим самим створюючи, так би мовити, нову гілку обговорення. У Slack користувачі ж можуть поки що лише застосовувати цитування.

3. Twist

Якщо комунікувати слід зі співробітниками з різних частин світу, real-time месенджери, згадані вище, – не варіант. Розробники Twist описують продукт як створений для «спокійнішого формату роботи». Він не вимагає від членів команди постійно бути онлайн та гарячково відповідати на повідомлення, поки вони не загубилися під грудою коментарів та зауважень. Попри те, що ідея «ниток» дискусій доступна і в Slack, він усе ж залишається месенджером у режимі реального часу, а отже ризик пропустити важливе повідомлення тому, що в цей час у вас ніч, зберігається. Цікаво, що з усіма нотифікаціями користувач може розглянути централізовано в розділі Inbox. Тобто, немає потреби постійно перевіряти, чи тегнули Вас у тій чи іншій бесіді. Ще одна деталь, доступна виключно для Twist, – це відсутність позначень «online/offline» для користувачів. Такий підхід видається дивним, однак тільки на перший погляд. Погодьтеся, коли зберігається така собі інтрига, можна спокійніше працювати та не злитися на колегу за те, що він нібито ігнорує (звичайно ж) найважливіше повідомлення ever. 

Безумовно, поряд із перевагами, варто згадати й недоліки. Зокрема, у безкоштовній версії здійснювати пошук у повідомленнях можна лише за попередній місяць. Суттєво обмежена й можливість зберігання файлів. Зателефонувати колегам також не вийде. Однак у номінації «найспокійніший Messenger» нагорода однозначно дістається саме Twist.

Правило №3

Візуалізація = реалізація

Не можна осягнути неосяжне.

І воно дійсно так.

Було.

Просто давньоруський філософ Козьма Прутков (якому і приписують цей вираз) не жив у цифрову епоху та ніколи не працював із програмами для менеджменту проектів. Але у дечому він все ж таки має рацію. Кількість digital-інструментів, що допоможуть розставити пріоритети у завданнях, розподілити їх між членами команди, відслідкувати прогрес та особистий внесок кожного учасника, просто неосяжна. Тт важливо зробити певну ремарку: каркасних технологій для таких програм – декілька, усе інше – уже питання професійних потреб та смаку.

Кан-бан дошки: ця проста японська технологія передбачає візуальний розподіл робочого потоку на три фундаментальні категорії – "зробити", "у процесі", "виконано". За таким принципом функціонує Trello, Cetrallo, Kanbanchi, Planiro, Taskify. У кожної зі згаданих програм є свої особливості та набір додаткових характеристик, наприклад, можливість прикріпляти файли, інтеграція з іншими програмами тощо. Однак спільним знаменником виступає мінімалістичність інструментарію. Усі вони спрямовані виключно на візуалізацію роботи та чіткого розуміння, кому та які завдання доручені.

А от якщо проект масштабний, або тривалий, або багаторівневий (або все разом) – на допомогу прийдуть програми менеджменту з можливістю встановлення дедлайнів, відслідковування часу, статистикою успішності. Визнаними лідерами на даному ринку є:

✅ Jira (основний акцент – на різноманітних інструментах фільтрування завдань і трекінгу часу),

✅ GanttPro (крім усього, описаного вище, дозволяє будувати діаграму Ганта – моделі «віх», тобто ключових етапів у виконанні того чи іншого завдання, відслідковує їх синхронізацію та взаємозалежність, може автоматично перерахувати тривалість реалізації проектів тощо),

✅ Аналогічно працює і Redbooth. Однак якщо у процесі роботи  треба чітко визначити відсоток виконання певної задачі та детально відслідковувати, як розвивається проект у цілому, краще пошукати альтернативу

✅ Merlin – велика перевага даного ресурсу в тому, що окрім планування та відслідковування, у ньому можна ще й моніторити бюджет і витрати на певний проект. Серед недоліків – доступний виключно користувачам Mac.

✅ ActiveCollab пішов у фінансовому плані ще далі. Програма передбачає можливість опрацювання витрат та інвойсів. Останні, до речі, можна миттєво оплатити з допомогою кредитки чи PayPal.

✅ Wrike пропонує надзвичайно розширений функціонал: у цьому і переваги, і недоліки. З одного боку, можна призначати ролі для співробітників, створювати окремі робочі «кімнати», виставляти та обговорювати задачі й відслідковувати процес їх виконання, відображати результати на діаграмі Ганта та навіть генерувати звіти. Однак різноманіття функцій для недосвідчених користувачів призводить до проблем із навігацією в сервісі.

✅ А от десь серединку на половинку становлять такі інструменти як Teamweek, Easy Redmine, Asana та Basecamp. Вони пропонують більше функцій, ніж звичайні кан-бан моделі, але подивитися на проект здалеку в них не вийде. Це, скоріше, інструмент тактики, а не стратегії. Статистику роботи не роблять (а, значить, не можна відслідкувати прогрес), але функціонал у них більше, ніж просто "зроблено",  "зробити", "в процесі".

Отже, для підвищення ефективності роботи в команді можна застосовувати найрізноманітніші інструменти і трішки фантазії. У даному питанні вибір настільки великий, а конкуренція між продуктами настільки щільна, що обирати можна на «еники-беники». Головне – визначитися, що пріоритетно для вас та вашого проекту.

Правило №4

Наповніть сенсом життя… і таблички

Щоб не припуститися помилок при роботі з грошима і зобов'язаннями, потрібен чіткий облік. Головною програмою керівника бізнесом є Excel. Це величезна розумна таблиця-калькулятор. У бізнесі її точно варто використовувати для фінансового планування та внутрішніх підрахунків. Вести журнал продажів, підраховувати доходи та видатки, моделювати майбутнє бізнесу в залежності від курсу валют, динаміки попиту, конкуренції чи зміни податкової політики. Якщо навчитися будувати моделі, то змінюючи показники лише в одному місці, ви побачите розмір яхти, яку зможете купити на гроші з бізнесу через три роки. 

Однак із Excel недосвідченим користувачам непросто. У якості здорової альтернативи пропонуємо Google Spreadsheets (куди ж без продукції Google), Zoho Office, SoftMaker FreeOffice, Libre Calc та WPS.

Ці програми безкоштовні, однак високофункціональні, досить легко встановлюються на персональні комп'ютери та справляються зі своїм основним завданням (тобто, генерування та заповнення таблиць) на ура. Отже, не Excel єдиним живемо. Але табличками – точно.

Правило №5

Концентруйся 

І наостанок, куди ж без особистої продуктивності? Для керівника бізнесом чи будь-яким проектом це особливо важливо. Якщо ж читати книги про ефективність часу немає, а на тренінги з тайм-менеджменту ви постійно запізнюєтеся – не біда. Різноманітні застосунки на персональному комп'ютері й телефоні допоможуть навести лад у житті та запрацювати на повну.

Ні для кого не секрет, що нам для швидкої та якісної реалізації наполеонівських планів не вистачає трьох складових:

• сконцентрованості
• систематичності
• чіткої візії кінцевої мети

Визнаними крадіями часу є соцмережі. І якщо платити за програми, що автоматично їх вимикають (як тільки туди починає зрадницькі тягтись рука) не хочеться, то можна, як мінімум, вжахнутися зі статистики свого перебування в Instagram, Facebook або Twitter.

Щоб добряче пожуритися з того, як ми гаємо час, спробуйте AntiSocial. Безкоштовний додаток проаналізує, скільки часу людина проводить у телефоні загалом та яким програмам надає перевагу. І оскільки всі ми знаємо, яким саме – слід подумати, як все ж таки змусити себе концентруватися на головному.

Тут нам на допомогу знову прийдуть японські практики… і тамагочі. Усе правильно. Тамагочі. Пам'ятаєте, як колись ми постійно стежили за своїм улюбленцем і серце опинялося в п'ятках, коли ненароком забували його погодувати. 

Так от, застосунки Focus to-do та Forest працюють за дуже подібним принципом. Ваше завдання в цьому випадку – безперервно і не відволікаючись пропрацювати встановлену кількість хвилин, а там –  о диво, якщо за цей час на екрані смартфону під мелодійні звуки дощу (або хвиль, але то вже у платній версії) виросте деревце. А от якщо повідомлення у Messenger чи коментар в Instagram виявляться сильнішими-деревцю кінець. Рятуйте дерева, хоча б у телефоні. Садівникам та чоловікам, які вже мають сина та збудували хату – рекомендовано особливо.

Але повернемося до інших японських практик. Принцип роботи Pomodoro передбачає, що ви сконцентровано працюєте певний час, а потім заслужено відпочиваєте. І так по черзі. Тривалість обох проміжків чітко зафіксована. Щоб дисциплінувати себе таким чином, спробуйте однойменний додаток Pomodoro Timer. Простий та вишуканий інтерфейс допоможе не відволікатися на дрібниці.

За стабільністю та сталістю у реалізації поставленого завдання – то трекерів звичок. Найпопулярнішими сервісами у цьому сегменті є Loop, Productive, Coach.me та Habit-Bull. Усі вони дозволяють відслідковувати прогрес на шляху до нової гарної звички або від набридливої старої. Наприклад, у Habit-Bull навіть можна визначити у відсотках, наскільки місія виконана, а ще – підібрати мотиваційні цитатки та встановити нагадування.

А от для візії та конкретного розуміння витраченого часу – сміливо користуйтеся Desktime чи RescueTime. Ці програми більше підійдуть для командної роботи, адже дозволяють відслідковувати прогрес як усього проекту, так і конкретну зайнятість окремого співробітника. А ще вони (у разі платної підписки) допомагають позбавитися від "заліпання" у соцмережах шляхом блокування непотрібних у роботі сайтів та генерують фідбеки наприкінці кожного тижня.

Отже, перемогти дедлайни та завали на роботі – можливо. Так само як і в наших силах виховати нові позитивні звички без зайвих зусиль та страждань. Було би бажання, а інструменти Ви вже знаєте.

Все про оцифровування бізнес-процесів – на International IT Forum 2019 (Запоріжжя, 27 вересня). Національна подія міжнародного масштабу для середнього та великого бізнесу. Купити квитки тут 🕵️‍♀️