Електронні документи пришвидшують підготовку військовослужбовців: досвід школи “Боривітер”

Військова школа "Боривітер" від початку повномасштабного вторгнення підготувала понад 26 тисяч військовослужбовців. Як цифровізація допомагає навчати українських захисників та захисниць, а також як за місяць перевести на електронний документообіг більшість партнерів розповідає фінансова менеджерка ГО «Військова школа "Боривітер"» Анжеліка Кучеренко. 

Про це пише Рубрика.

Яка проблема?

На початку повномасштабного вторгнення нам потрібно було швидко підписувати документи, а наші працівники перебували у різних куточках країни. Досить часто бюрократія гальмує процеси, які є вкрай важливими для оборони. Тож потрібне було рішення, яке допомогло б контролювати сам процес обміну документами. А з паперами дуже складно бути швидкими та мобільними.

Яке рішення?

Ми почали працювати з сервісом "Вчасно" у вересні 2022 року.  А найактивніше стали користуватися ЕДО у квітні 2023-го. Зокрема, ми перевели в цифру договори, видаткові накладні, акти наданих послуг, звіти для партнерів. Та, на жаль, не всі наші контрагенти користуються сервісами ЕДО.

Тому паперові документи подекуди досі використовуємо. В середньому ми підписуємо понад 3500 документів щороку. Раніше робота з паперами займала третину місяця, завдяки ЕДО це стало на 80%швидше.

ЕДО спрощує контроль підпису, відстежування наявності тих чи інших документів. Не треба копирсатися у теках, щоб впевнитись, що вони дійсно є. 

Чи були труднощі?

Особливих складнощів впровадження системи не було. Цифровізація у нашій країні знаходиться на досить високому рівні. Тому будь-які новинки діджитал-сервісів сприймаються нормально. Те саме стосується команди. Боривітер працює над посиленням обороноздатності країни, надаючи новітній вишкіл за стандартами НАТО. Відтак, оптимізація базових процесів документообігу у громадській організації необхідна для пришвидшення і покращення нашої роботи. 

Ми перевели основних контрагентів на ЕДО приблизно за місяць. Головне, надати правильну інструкцію, і – вперед. Та досі залишається невелика кількість партнерів, які люблять папери. Тож будемо ще переконувати їх ставати прогресивнішими.

Плюси ЕДО

Цифровізація не дозволяє залишити документи там, де "не треба". Доступ до них має обмежене коло осіб, документ не зіпсується, не загубиться на пошті та не потрапить у "треті руки". Тож, цифровізація є більш надійною в аспекті збереження секретності та цілісності даних.

Інновації спрощують зусилля кінцевого користувача. Чим більш зрозумілий і адаптивний сервіс, тим більша ймовірність, що прийдуть нові клієнти. Так, ще більше людей завдяки діджитал-підходам зможуть отримати якісну військову підготовку.

"Цифрові плани"

Цифровізація та пошук зручних рішень для покращення процесів у команді є дуже важливим для Боривітру: від механізмів для адміністративних задач, до оптимізації навчання.

Зараз ми працюємо над залученням штучного інтелекту для спрощення організації роботи. Також використовуємо штучний інтелект для розробки чатів для комунікації, а також  застосовуємо ці технології у навчанні операторів БпЛА.

Ворог сильний, але ми маємо бути ефективнішими – саме тому цифровізація є пріоритетом та фактором, який підвищує спроможність команди.