Як електронні документи сприяють реінтеграції ветеранів: досвід Ветеран Хаб

Як Ветеран Хаб почав працювати віддалено, налагодив процеси в умовах повномасштабного вторгнення та зекономив час і ресурси завдяки електронному документообігу (ЕДО) розповідає Холодило Інна Володимирівна, бухгалтерка Veteran Hub.

Яка проблема?

Ветеран Хаб заснували у 2018 році. Спершу весь кадровий документообіг ми вели в паперовому вигляді. За два роки до повномасштабного вторгнення у нас накопичилося чимало папок, адже деякі документи потрібно зберігати аж 75 років. А після 24 лютого 22-го року ми почали тимчасово для Київського офісу працювати дистанційно. Тому потреба впровадити ЕДО постала надзвичайно гостро.

Яке рішення?

В цей період ми вирішили повністю впроваджувати електронний документообіг. Деякі документи і зараз – залишаються в папері, але їх стає дедалі менше, і ми плануємо згодом повністю від них відмовитися.

Звісно, на перших етапах були труднощі. Будь-яка людина сприймає нововведення з частиною внутрішнього спротиву. Виникають запитання: як це працює? Ми розробили окремі інструкції з поясненнями, щоб нашим співробітникам було простіше. Для більшості працівників ЕДО став полегшенням, адже забезпечив можливість працювати не тільки дистанційно, а й більш ефективно. Зараз більшість наших співробітників мають КЕПи. Коли приходять нові кадри – ми одразу ж оформлюємо цифровий підпис.

Окрім цього, ми просимо наших контрагентів користуватися "Вчасно". Донори теж досить позитивно сприйняли впровадження ЕДО, адже це суттєво полегшило звітність фонду. Ми не роздруковуємо звіти, а подаємо їх в електронному варіанті. На це йде значно менше часу. 

 Переваги ЕДО

• Економія часу. Ми зберегли чимало годин як для наших співробітників, так і для партнерів. Раніше ми спеціально просили керівницю нашої організації, щоб вона виділяла окремий час –  одну  або дві години на тиждень для підписання паперів. Тепер це можна зробити в кілька кліків. 
• Збереження даних. В умовах постійних обстрілів, ми можемо бути спокійними за збереження документів.
• Проходити перевірки стало простіше. З електронними документами ми подаємо всі дані для перевірок значно швидше.
• Можливість працювати віддалено. Документи можна підписувати з будь-якої точки світу в будь-який час

Порада для тих, хто починає чи розглядає впровадження ЕДО

Для того, щоб ефективно запровадити будь-яке технологічне рішення, потрібно акцентувати увагу людей на цінності та вигоді, які вони дають для конкретного співробітника та конкретного робочого процесу

Підтримка військових – це надзвичайно важливий для суспільства процес. Саме тому цю сферу потрібно активно цифровізувати та підвищувати ефективність усіх процесів та людей, які до неї залучені.