Як цифровізація допомагає піклуватися про дітей під час війни: досвід МБО “БФ “СОС Дитячі Містечка” Україна

Досить часто на швидкість роботи благодійних фондів впливає оперативна підготовка та підписання документів. В умовах війни, проблем з електрикою та перебування людей у різних точках світу налагоджувати документообіг стає ще складніше.

Як автоматизувати процеси у сфері благодійності за допомогою ЕДО (електронний документообіг) розповідає Сергій Лукашов, директор МБО "БФ "СОС Дитячі Містечка" Україна, пише Рубрика.

Яка проблема?

З початком повномасштабного вторгнення наша організація почала розширювати свою діяльність та відкривати нові локації, проєкти. Наші співробітники розмістились майже по всій Україні. Це і Миколаївська, і Харківська області, і Київ, і так само і міста на заході Україні.

У нас часто відбуваються тендерні закупівлі, які потребують участі багатьох колег і підписання тендерної документації за результатами. Відправка паперів поштою займала багато часу. До того ж у разі внесення змін потрібно було починати весь процес спочатку. І це стало своєрідним  поштовхом пошуку розв'язання цієї проблеми.

Яке рішення?

МБО "БФ "СОС Дитячі Містечка" Україна перевели у сервіс цифрових рішень для бізнесу "Вчасно" тендерні документи, договори з постачальниками, угоди, акти виконаних робіт та інші документи.

Ми зробили предметну презентацію для усіх наших співробітників, які працюють із цим сервісом, щоб вони мали інструкцію та усі необхідні знання. У нас достатньо прогресивні працівники, і вони завжди за оптимізацію, пошук сучасних рішень, інновації, тому складнощів не виникало. Навпаки люди бачили, що це набагато зручніше, набагато швидше, ніж обмінюватись паперовими екземплярами.

А от з постачальниками ситуація трішки відрізняється, адже не всі працюють з ЕДО.  Ми в цілому, як організація, не наполягаємо на тому, щоб це були електронні документи. Але коли пропонуємо варіант підписання угод із постачальником, то намагаємося переконати його у зручності та ефективності ЕДО. І багато хто приймає цю пропозицію.

Плюси та мінуси ЕДО

З одного боку, електронний документообіг зручний, оскільки одночасно можна переглядати документ усім залученим фахівцям, відповідно різні відділи та працівники можуть затверджувати і погоджувати документи.

З іншого боку, іноді виникають складнощі. Ще не всі звикли працювати саме з електронними сервісами і часто забувають оперативно реагувати на нові документи.

Здебільшого, якихось суттєвих складнощів у нас не виникало. Звісно, дещо проблематично було одразу зареєструвати велику кількість колег. Але ми налагодили цей процес.

Головною перевагою ЕДО для нас є економія часу співробітників та пришвидшення підписання документів. Якщо на підписання та пересилку паперів потрібно витратити від трьох діб, то у "Вчасно" це можна зробити в декілька кліків. Навіть аудиторські перевірки ми проходимо, подаючи електронні документи. Це такі ключові для нас позитивні моменти, які відмічають багато колег.

Ми як організація завжди намагаємось рухатись в ногу з часом. Ще пʼять років тому більшість документів була в паперовому вигляді. А зараз у нас майже все в електронному архіві. І всі процеси в організації пришвидшилися та оптимізувалися. Цифровізація дійсно допомагає благодійним фондам працювати ефективніше. Особливо це актуально в умовах війни, коли допомога повинна надаватися без зволікань, і швидкість відіграє ключову роль.

Нагадаємо, що за рік український бізнес завдяки електронним документам та чекам врятував понад 48 тисяч дерев, які можуть рости на площі від 30 до 60 гектарів. Також зекономлено чималі витрати електроенергії, води та пального.