Замість спаму у “Вхідні”: як компаніям ефективно працювати з імейлами

Каналів комунікації між бізнесами та клієнтами дедалі більшає. Якщо колись це була друкована преса, зовнішня реклама та телефон, нині компанії мають чимало цифрових платформ. Утім, навіть із розвитком соцмереж та месенджерів електронна пошта зберігає свою важливість. Коли ви купуєте квиток на потяг, оплачуєте замовлення в онлайн-магазині чи чекаєте на підтвердження відправки – найчастіше ви перевіряєте саме свій імейл. 

Утім, недостатньо ефективна робота бізнесів з власними імейлінфраструктурами може порушувати цей процес. Погодьтеся, було б неприємно придбати нові кросівки онлайн – і не отримати листа-підтвердження. Якщо він не надходить протягом кількох хвилин, ми починаємо нервувати та готуємося дзвонити в службу підтримки. Через активність спамерів, імейл-провайдери дедалі ускладнюють роботу своїх алгоритмів – і через необізнаність, постраждати можуть і компанії. 

У чому проблема?

І справді, дедалі більше робота бізнесів залежить від комунікації з клієнтами через імейли. Саме таким чином користувачі отримують підтвердження створення профілів, замовлення, його оплати, новини та спеціальні пропозиції від брендів. Імейли уже є ключовим каналом спілкування з клієнтами для девʼяти з десяти компаній. Щодня у світі відправляється понад 350 мільярдів електронних листів, за даними Radicati Group.

Утім, відправка та доставлення імейлів у значних обсягах відрізняється від "побутового" чи особистого користування електронною поштою.

Нерозуміння технологічних аспектів імейлінфраструктур часто призводить до того, що імейли від компанії потрапляють у спам чи взагалі не доходять до отримувача. Як мінімум – це негативні емоції споживачі. І, своєю чергою, вони призводять до того, що бізнеси втрачають клієнтів, а отже – і прибуток. 

Яке рішення? 

Бізнесам та фахівцям, які працюють з імейлсистемами, варто розумітися на деталях та особливостях доставляння імейлів.

Недостатньо просто підготувати розсилку та натиснути кнопку відправити. Щоб вірогідність потрапляння імейлу від компанії до папки "Вхідні" користувача була максимальною, необхідно чимало додаткової підготовки. Зокрема:

• робота з репутацією домену та IP-адрес, 
• попередження ризиків потрапляння до спаму, 
• коректне налаштування системи з урахуванням особливостей роботи популярних імейлсервісів, як-от GMail та Outlook, тощо.

Тому команда українського продукту Mailtrap, яка вже більше десяти років працює з системами електронної пошти, випустила безплатний онлайн-курс, присвячений доставці імейлів. Він доступний у бібліотеці онлайн-інституту Projector за посиланням та не потребує додаткової підписки. 

"Доставлення імейлів на перший погляд здається чимось елементарним. Утім, насправді це не так просто, і компанії, які ігнорують ці питання, ризикують втратою клієнтів та прибутків. Тому ми створили цей курс, щоб більше українських компаній могли ефективно працювати з цим каналом комунікації", – пояснила лекторка курсу Марія Щербина, маркетинг-менеджерка у Mailtrap.

Як це працює?

Крім налаштування пошти, компаніям потрібно стратегічно планувати роботу емейлів, а саме:

• слідкувати за оновленнями та пропозиціями сервісів,
• аналізувати доставку емейлів та фактори, які впливають на відкриття листів, виявлення можливих проблем або ж прогнозування майбутніх викликів. 

У пригоді стануть і регулярні аудити роботи імейлінфраструктури бізнесу. Аудити можуть бути проведені як запрошеними спеціалістами, так і з використанням внутрішніх ресурсів компанії. Якщо робити самостійно, можна скористатися покроковою схемою аудиту поточного стану роботи імейлінфраструктури компанії, яка пропонується у курсі від Mailtrap. Це дозволить провести перевірки та окреслити необхідні зміни, які можуть підвищити ефективність роботи імейлів для досягнення бізнес-цілей.

Хоч єдину успішну формулу, яка забезпечить найкращий результат емейлів, підібрати складно, можливо знайти свій підхід, який буде працювати для конкретної компанії. У команді Mailtrap поділилися прикладом: змінивши одне слово в тілі листа, команда змогла змінити його "долю", і замість папки "Спам" вони почали потрапляти у "Вхідні".

Фахівці також розповідають, що продумана робота з імейлами на технічному рівні дозволяє бізнесам відчутно покращити доставлюваність електронних листів (тобто, скільки імейлів потрапляють до "Вхідних" отримувача). Крім того, вчасне отримання інформації допомагає підтримувати ефективну комунікацію з клієнтами та зменшує ризики їхнього відтоку.