Як роботи архівують документи в Україні?

Величезні приміщення із горами жовтих папірців від підлоги до стелі відходять у минуле. Тепер архівувати та зберігати документи допомагають роботи. Як це працює у виробничих компаніях, розповіла фінансова директорка "Пуратос Україна" Алла Черкез на четвертому всеукраїнському форумі "Бізнес без паперу".

У чому проблема?

У нас виникла потреба збереження документів на власному сервері. Puratos – міжнародна компанія, яка пропонує комплекс  інгредієнтів для хлібопекарської, кондитерської та шоколадної промисловості. Відповідно, ми маємо величезну кількість паперів, які необхідно перевести за зберігати в цифровому форматі.

Яке рішення?

Ми знайшли рішення архівувати документи онлайн за допомогою робота. Адже це дозволяє оптимізувати час та ресурси співробітників. Саме робот допомагає оптимізувати рутинну роботу і, фактично, звільнити від цих процесів людину. Також він може працювати цілодобово 7 днів на тиждень.

Як це працює?

Як відбувається архівація документів за допомогою робота?

Сам процес архівації документів з сервісом цифрових рішень для бізнесу "Вчасно" базується на трьох критеріях: вид документа ( внутрішні, вихідні чи вхідні), період (зазвичай за основу беремо місяць) та додатковий параметр («Готовий до архівування» Варіанти: "Так", "Ні", "Архівовано роботом").

Процедура архівування за допомогою робота включає 3 етапи:

Етап 1 – перша перевірка документів

На цьому етапі відбувається створення робото-реєстру та внесення додаткового параметру ("Готовий до архівування", зміна статусів документів на "Так" або "Ні" у Вчасно за критерієм: "Підписано всіма", "У процесі підписання", "Готовий до відправки", "На погодженні", "Відхилено" та ін.)

В цей період відбувається відправлення нагадувань підписантам, а також – відправлення нагадувань ініціатору про документи, які не оброблені у Вчасно за сценаріями та не мають підписантів)

Етап 2 – повторна перевірка документів (за два-три тижні після первинного запуску робота)

Якщо є непідписані документи, які можна архівувати або відхилити, їх можна обробити вручну – поставити статус «Так» або «Ні». Після 3-го нагадування робот звертається до адміністратора.

Етап 3 – архівація

1. Створення реєстру за місяць
2. Створення архіву кожного документу
3. Внесення параметру у Вчасно «Архівовано роботом»

Можливості робота не обмежуються лише процесом архівування. Зараз працюємо над автоматизацією перевірки документів щодо відряджень. То ж спектр таких технологій є досить широким та відкритим до інновацій.