Облік ПММ на підприємстві. Як автоматизувати списання ПММ за дорожніми листами?

На підприємствах, які займаються перевезеннями або мають у штаті автопарк питання обліку руху ПММ стоїть дуже гостро. Власнику підприємства важливо контролювати витрату палива, щоб не втрачати гроші.

Витрата ПММ залежить від багатьох факторів, але є встановлені норми. Завдяки нормам простіше контролювати витрату палива і обмежити витрати підприємства. Щоб правильно вести облік ПММ потрібно керуватися базовими лінійними нормами (Hs), які розраховуються на підставі моделей і типів автомобілів, але при цьому, також враховується система нормативів і коригуючих коефіцієнтів, які прописані в Наказі (Норми №43) Міністерства інфраструктури України.

Без розрахунку нормативних витрат палива (Qh) вести облік неможливо. Даний показник розраховується для кожного автомобіля окремо. Він залежить від типу автотранспортного засобу (легковий, вантажний, пасажирський, спеціальний або бортовий). Розрахунки проводяться за формулами, які прописані в п. 4 додатка до Наказу (Норми №43).

Звичайно ж нормативні витрати повинні коригуватися підприємством виходячи з умов експлуатації автотранспортного засобу, адже витрата палива може збільшуватися і зменшуватися. Це залежить від циклу експлуатації (міський, траса), пори року, температури повітря, погодних умов та інших факторів. Для коригування Qh в такому випадку використовують поправочні коефіцієнти, які прописані в п. 3 додатка до Наказу (Норми №43).

Крім того, на підприємствах часто враховуються додаткові витрати палива:

• внутрішньогаражні роз'їзди (до 0,5% від загального обсягу використаного палива);
• простої при отриманні вантажу або вивантаженні, де заборонено вимикати двигун;
• простої в пробках, особливо в холодну пору року при працюючому обігріві салону (до 5% від базової лінійної норми витрати на 1 годину простою автомобіля).

Всі ці норми застосовувати вручну досить складно, особливо коли автопарк великий. Тому, без використання системи обліку автотранспорту не обійтися. Використовуючи вихідні дані про автомобілі, дані з подорожніх листів система самостійно буде розраховувати та контролювати витрату ПММ по всіх автомобілях на підприємстві. Крім того, система дозволяє контролювати знос автомобілів, враховує пробіг, планує ремонти і ТО виходячи з отриманої інформації. Підприємству це дозволить уникнути перевитрати пального через можливі несправності автомобілів.

Як відбувається списання ПММ за дорожніми листами?

У дорожніх листах зазвичай фіксується інформація, на підставі якої виконують подальше списання ПММ:

• обсяг палива в баку/балоні на момент початку рейсу;
• обсяг дозаправлення палива під час рейсу;
• обсяг залишку палива на момент закінчення рейсу.

Виходячи з отриманих даних, на підставі подорожніх листів, проводять списання ПММ з відображенням інформації в бухгалтерському обліку. В системі всі операції проводяться автоматично, користувачеві не потрібно проводити додаткові розрахунки вручну. Диспетчер вносить інформацію з подорожніх листів в систему і за допомогою декількох кліків проводить необхідні операції. Завдяки використанню системи jSolutions для автоматизації списання гсм за дорожніми листами вашому бухгалтеру не потрібно спеціально вивантажувати інформацію з модуля Автотранспорт в модуль Бухгалтерія. Всі дані будуть відображатися в модулі Бухгалтерія автоматично, тому що робота в модулях системи jSolutions ведеться в єдиній базі даних.